home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 6 / Night Owl's Shareware - PDSI-006 - Night Owl Corp (1990).iso / 007a / pcbgt24b.zip / PCBUDGET.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-12-08  |  144KB  |  2,798 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.                                    PCBUDGET
  15.  
  16.                                   Version 2.4
  17.  
  18.                            Home Financial Management
  19.  
  20.                                  User's Manual
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.                                December 9, 1991
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.                   Copyright (C) 1990-1991, ProLogic Software
  42.                              All rights reserved.
  43.  
  44.                                    LICENSE
  45.  
  46.        PCBUDGET, including this version, is not and has never been public domain
  47.        software, nor is it free software.  PCBUDGET is Copyright (C) 1990-1991 by
  48.        Kenneth Merker dba ProLogic Software.  All rights reserved.
  49.  
  50.        This document is Copyright (C) 1990-1991 by Kenneth Merker dba ProLogic
  51.        Software. All rights reserved.
  52.  
  53.        PCBUDGET is a "shareware program" and is provided at no charge to the
  54.        user for evaluation.  The essence of "user-supported" software is to provide
  55.        personal computer users with quality software without high prices, and yet to
  56.        provide incentive for programmers to continue to develop new products.  If
  57.        you find PCBUDGET useful and find that you are using PCBUDGET and
  58.        continue to use PCBUDGET after a reasonable trial period, you are required
  59.        to register.  The registration fee will license one copy for use on any one
  60.        computer at any one time. 
  61.  
  62.        No user may modify PCBUDGET in any way, including but not limited to
  63.        decompiling, disassembling or otherwise reverse engineering the program.  All
  64.        users are granted a limited license to copy PCBUDGET only for the trial use
  65.        of others subject to the following:
  66.  
  67.              PCBUDGET must be copied in unmodified form, complete
  68.              with the file containing this license information.
  69.  
  70.              The full PCBUDGET documentation must be included with the
  71.              copy.
  72.  
  73.              No fee, charge or other compensation may be accepted or
  74.              requested by the licensee.
  75.  
  76.              PCBUDGET may not be distributed in conjunction with any
  77.              other product.
  78.  
  79.  
  80.       Anyone wishing to distribute PCBUDGET for any kind of financial benefit,
  81.        payment, or compensation of any kind must first contact ProLogic Software
  82.        at the address below for authorization.  This authorization will be
  83.        automatically granted to distributors recognized by the (ASP) as adhering to
  84.        its guidelines for shareware distributors, and such distributors may begin
  85.        offering PCBUDGET immediately (However ProLogic Software must still be
  86.        advised so that the distributor can be kept up-to-date with the latest version
  87.        of PCBUDGET.).
  88.  
  89.  
  90.                                ProLogic Software
  91.                                   P.O. Box 71
  92.                               Loveland, OH  45140
  93.                                 (513) 677-1754
  94.                              CompuServe 76340,2626
  95.  
  96.  
  97.        Information on this document is subject to change without notice and does not
  98.        represent a commitment on the part of ProLogic Software.
  99.  
  100.  
  101.        Microsoft, MS, and MS-DOS are registered trademarks of Microsoft
  102.        Corporation.
  103.  
  104.        IBM, PS2, PS1, PC, AT, and XT are registered trademarks of International
  105.        Business Machines Corporation.
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.        Document ID No. PCBMAN24-12-1991
  124.                                   WARRANTY
  125.  
  126.        THIS PRODUCT IS LICENSED WITHOUT ANY WARRANTY OF
  127.        MERCHANTABILITY, FITNESS OF PARTICULAR PURPOSE,
  128.        PERFORMANCE, OR OTHERWISE; ALL WARRANTIES ARE
  129.        DISCLAIMED. BY USING THE PCBUDGET PRODUCT, YOU AGREE
  130.        THAT NEITHER PROLOGIC SOFTWARE NOR ANY OF OUR
  131.        EMPLOYEES, AFFILIATES, OWNERS, OR OTHER RELATED
  132.        PARTIES WILL BE LIABLE TO YOU OR ANY THIRD PARTY FOR
  133.        ANY USE OF (OR INABILITY TO USE) THIS SOFTWARE, OR FOR
  134.        ANY DAMAGES WHATSOEVER. EVEN IF WE ARE APPRISED OF
  135.        POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES OCCURRING.
  136. PCBUDGET Order Form
  137.  
  138.              Registration fee $35.00 each:                $________
  139.  
  140.              Ohio residents add 5.5% sales tax:           $________
  141.  
  142.              Shipping and handling each:                  $________
  143.              ($2.00 in USA $5.00 Outside)
  144.  
  145.              Total Due:                                   $________
  146.  
  147.  
  148.                           Fill out this form and return
  149.                           it along with your check or
  150.                           Money order payable to
  151.                           ProLogic Software in US
  152.                           currency to:
  153.  
  154.                                ProLogic Software
  155.                                   P.O. Box 71
  156.                               Loveland, OH  45140
  157.          
  158.              Name:________________________________________
  159.  
  160.              Company:_____________________________________
  161.  
  162.              Street Address:______________________________
  163.  
  164.              City:________________________________________
  165.  
  166.              State:_____________ Zip Code:________________
  167.  
  168.              Telephone number:____________________________
  169.  
  170.              Where did you receive your copy of PCBUDGET:
  171.  
  172.              __________________________________________________________
  173.  
  174.              Version number:________
  175.  
  176.              Disk preference:   3.5"   5.25" DD(360K)  5.25" HD(1.2M)  (circle one)
  177.  
  178.              Comments:_________________________________________________
  179.  
  180.                       _________________________________________________
  181. LICENSE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  i
  182.  
  183. WARRANTY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  iii
  184.  
  185. PCBUDGET Order Form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   iv
  186.  
  187. 1.0    INTRODUCTION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  188.        1.1   System Configuration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  189.  
  190. 2.0    GETTING STARTED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  191.        2.1   Backing Up Your Disks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  192.        2.2   Disk Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  193.        2.3   Floppy Disk System. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  194.        2.4   Hard Disk System. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  195.        2.5   If You Have a Mouse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  196.  
  197. 3.0    USING PCBUDGET. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  198.        3.1   The PCBUDGET Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  199.        3.2   Pulling Down Menus and Selecting Commands . . . . . . . . .   11
  200.        3.3   Using Data Entry Windows. . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  201.        3.4   Scrolling the View Window . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  202.        3.5   Returning Temporarily to DOS (DOS Shell). . . . . . . . . .   15
  203.        3.6   Exiting PCBUDGET. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  204.  
  205. 4.0    PCBUDGET FILE MANAGEMENT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  206.        4.1   Creating a Data File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  207.        4.2   Starting a New Month. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  208.        4.3   Starting a New Year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  209.        4.4   Selecting the Viewing Month . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  210.        4.5   Backing up your Data File . . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  211.        4.6   Selecting other Data Files. . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  212.  
  213. 5.0    ACCOUNTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  214.        5.1   Creating Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  215.        5.2   Modifying Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   30
  216.        5.3   Setting up Loans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   31
  217.  
  218. 6.0    TRANSACTIONS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   33
  219.        6.1   Making Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   33
  220.        6.2   Group Entry Transactions. . . . . . . . . . . . . . . . . .   38
  221.        6.3   Paycheck. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   41
  222.        6.4   Modifying Transactions. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   44
  223.        6.5   Automatic Transaction Entry . . . . . . . . . . . . . . . .   44
  224.        6.6   Reconciling Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   46
  225.  
  226. 7.0    BUDGETS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   50
  227.        7.1   Cost Budgets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   51
  228.        7.2   Profit Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   52
  229.        7.3   Cash Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   53
  230.        7.4   Budgeted Cash Flows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   54
  231.  
  232. 8.0    REPORTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   55
  233.        8.1   Personal Net Worth. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   55
  234.        8.2   Income and Expense. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   55
  235.        8.3   Account Balances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   55
  236.        8.4   Federal Income Tax Estimator. . . . . . . . . . . . . . . .   56
  237.  
  238. 9.0    ADVANCED FEATURES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   58
  239.        9.1   Payment Reminders Recurring Transactions (PRRT) . . . . . .   58
  240.        9.2   Mailing List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   59
  241.        9.3   Search for items. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   60
  242.        9.4   Loan Amortization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   61
  243.        9.5   Accumulation Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   61
  244.  
  245. 10.0   BAR GRAPHS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   62
  246.  
  247. 11.0   OTHER OPTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   63
  248.        11.1  Printing Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   63
  249.        11.2  Enable Check Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   63
  250.        11.3  Pop-up Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   64
  251.        11.4  Pop-up Calculator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   64
  252.        11.5  Setting Screen Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   65
  253.  
  254. 12.0   SPECIFICATIONS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   66
  255.  
  256. 13.0   INDEX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   67
  257.  
  258. 1.0   INTRODUCTION
  259.  
  260.        Dear PCBUDGET Customer:
  261.  
  262.        Welcome to PCBUDGET.  PCBUDGET is a simple and organized
  263.        budgeting tool for your computer.  PCBUDGET is designed to help
  264.        assist, simplify, and organize your home financial records.  You can use
  265.        PCBUDGET as a simple Checkbook manager or as a detailed record
  266.        keeping and tracking home accounting system.  You can keep track of
  267.        your bank accounts, credit cards, expenses, incomes, assets, liabilities,
  268.        loans, and bill payments.  You can use PCBUDGET to track budgets,
  269.        plan your future needs, measure your progress, and alarm you of
  270.        problems areas.
  271.  
  272.        The most important thing to remember about PCBUDGET is to stick
  273.        with it.  The more you put into it, the more you will get out of it.
  274.  
  275.        PCBUDGET organizes your finances by assigning each account you
  276.        create with a two digit account code.  As transactions are recorded, the
  277.        accounts affected will automatically update their monthly and year-to-
  278.        date balances.  At any point in time, you can view your Net Worth,
  279.        Total Income, Expenses, compare budgets reports, and view a variety
  280.        of other reports and lists.
  281.  
  282.        Among the types of accounts which you may wish to create with
  283.        PCBUDGET are:
  284.  
  285.              Incomes  - Salary, Dividends . . .
  286.              Expenses - Groceries, Telephone, Taxes . . . 
  287.              Credit Cards - MasterCard, Visa . . . 
  288.              Liabilities - Car Loan, Mortgage, Personal Loans . . . 
  289.              Bank Accounts - Checking Account, Savings Account, IRA . . .
  290.              Assets - Personal Property, Stocks, Bonds, Auto Value . . . 
  291.  
  292.        You should begin creating accounts immediately after you have created
  293.        your data file.  Or, accounts can be created as you need them while
  294.        making transactions.  Each account can have a budget assigned to it. 
  295.        For example if the Grocery budget is $200 per month, and you write
  296.        a check from your checking account for $220, Paid to Grocery, you
  297.        have just exceeded the Grocery budget by $20.  
  298.  
  299.        PCBUDGET uses a double entry accounting system.  That is, all
  300.        transactions will affect at least two accounts.  For example, when you
  301.        used your Checking Account to purchase Groceries in the above
  302.        example, two accounts were affected.  Your Checking Account balance
  303.        decreased and your Grocery account increased.
  304.  
  305.        As more and more transactions are recorded, the better you will be
  306.        able to get the "big picture" of where your money came from, where it
  307.        is going, and how to keep it under control.
  308.  
  309.        If you feel uncomfortable with PCBUDGET, even after a trial period
  310.        of use, feel free to contact us of any features or functions that seem
  311.        cumbersome or are difficult to understand.  ProLogic Software invites
  312.        your ideas and suggestions.
  313.  
  314.       1.1   System Configuration
  315.  
  316.        PCBUDGET can be used on any IBM PC, AT, XT, PS2, PS1 or
  317.        compatible.  System memory requirements are 512K RAM and MS-
  318.        DOS 2.1 or higher.  A hard disk is recommended for PROGRAM files
  319.        and Data Files.  However, a two floppy disk system will also work.
  320.  
  321.        This manual refers to the PCBUDGET Program Disk and the
  322.        PCBUDGET Data File.  The PCBUDGET Program Disk is the disk
  323.        which contains the .EXE file.  The PCBUDGET Data File is the disk
  324.        (or directory) which you will create the first time you use
  325.        PCBUDGET.  The Data File will contain all the information
  326.        concerning your month to month finances.
  327.  
  328.        A graphics card is not required for normal use, however, to view BAR
  329.        graphs, the minimum requirement is a CGA graphics card.  All video
  330.        modes up to and including VGA are supported by PCBUDGET.
  331.  
  332.        If you're going to use a printer with PCBUDGET, your printer should
  333.        be connected to LPT1.  All standard text printers are supported by
  334.        PCBUDGET. 
  335.  
  336. 2.0   GETTING STARTED
  337.  
  338.  
  339.        2.1   Backing Up Your Disks
  340.  
  341.        The first thing to do before using PCBUDGET is to make working
  342.        copies of your PCBUDGET Program Disk using the DISKCOPY or
  343.        COPY command from DOS.  Place the master PCBUDGET Program
  344.        Disk in a safe place and use the copy from now on.  If the copy is ever
  345.        damaged or destroyed, you can make a new copy from the master
  346.        Program Disk.
  347.  
  348.  
  349.        2.2   Disk Contents
  350.  
  351.        The files provided with the PCBUDGET program system are
  352.        described below.  
  353.  
  354.        DISK #1 - Program and Installation Disk
  355.  
  356.              PCBUDGET.EXE       The
  357.                                 PCBUDGET
  358.                                 Executable
  359.                                 file (Binary).
  360.  
  361.              INSTALL.EXE        Install
  362.                                 PCBUDGET
  363.                                 from a floppy
  364.                                 disk to your
  365.                                 hard disk.
  366.  
  367.        DISK #2 - Help and Configuration Disk
  368.  
  369.              PCBUDGET.DAT       Data file path
  370.                                 and backup
  371.                                 path names
  372.                                 (ASCII).
  373.  
  374.              PCBUDGET.SET       Color scheme
  375.                                 and special
  376.                                 settings.
  377.                                 (ASCII).
  378.  
  379.              PCBUDGET.HLP       Text for
  380.                                 PCBUDGET
  381.                                 on-line help
  382.                                 (ASCII).
  383.  
  384.              PCBUDGET.TAX       Tax tables
  385.                                 used by the
  386.                                 Federal
  387.                                 Income Tax
  388.                                 Estimator
  389.                                 (ASCII).
  390.  
  391.              PCBUDGET.DOC       The file
  392.                                 containing
  393.                                 this manual
  394.                                 (ASCII).
  395.  
  396.              README.DOC         Important
  397.                                 license and
  398.                                 warranty.
  399.                                 (ASCII).
  400.  
  401.              REG.FRM            Registration
  402.                                 form (ASCII).
  403.                                 PCBUDGET
  404.                                 is a
  405.                                 Shareware
  406.                                 program.  If
  407.                                 you like and
  408.                                 use
  409.                                 PCBUDGET
  410.                                 you must
  411.                                 register your
  412.                                 program.
  413.  
  414.  
  415.        If you have been running a previous version of PCBUDGET, you may
  416.        notice some files from the old version which are not shown above. 
  417.        You can delete the old files not shown above to save space on your
  418.        hard disk.
  419.  
  420.  
  421.        2.3   Floppy Disk System
  422.  
  423.        To use PCBUDGET if you have a two floppy disk system, insert the
  424.        PCBUDGET program disk in the A: drive and a blank formatted
  425.        floppy disk in the B: drive.  The blank disk will be used for your data
  426.        file.  At the A: prompt, type
  427.  
  428.        A:\>PCBUDGET [Enter]
  429.  
  430.        After the PCBUDGET program file loads, you will be required to
  431.        insert disk #2.  Disk #2 should be left in the drive while PCBUDGET
  432.        is being used.
  433.  
  434.        Running from a two floppy disk system occasionally requires you to
  435.        remove your program disk from the A: drive.  This happens when you
  436.        make a backup of your data file or when starting a new year. 
  437.        PCBUDGET will direct you when you need to switch disks.
  438.  
  439.  
  440.        2.4   Hard Disk System
  441.  
  442.        To use PCBUDGET if you have a hard disk, insert the
  443.        Program/Installation disk in drive A: and type:
  444.  
  445.        A:\>INSTALL [Enter] 
  446.  
  447.        The install program will copy the PCBUDGET program system to your
  448.        hard disk.  After the installation is complete you can change back to
  449.        your C: drive and type PCBUDGET at the PCBUDGET directory
  450.        prompt.
  451.  
  452.        When your PCBUDGET program files are installed on your hard disk,
  453.        you can either use your hard disk for storing your data file or you can
  454.        use a floppy disk for your data file.  It is recommended to use your
  455.        hard disk because PCBUDGET will operate much faster during
  456.        program execution.
  457.  
  458.  
  459.        2.5   If You Have a Mouse
  460.  
  461.        You can use PCBUDGET with or without a mouse.  PCBUDGET is
  462.        designed for use with the Microsoft Mouse or compatible.  Before
  463.        running PCBUDGET, make sure that your mouse driver has been
  464.        loaded.
  465.  
  466. 3.0   USING PCBUDGET
  467.  
  468.  
  469.        3.1   The PCBUDGET Screen
  470.  
  471.        When you start PCBUDGET, your screen appears as shown.
  472.  
  473.  
  474.   File  Transactions  Reports  Budgets  Graphs  Options  Help   ─────────────────── 1     
  475.   P C B U D G E T   Version 2.4     Copyright (C) 1990-1991, ProLogic Software ─── 2     
  476. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗          
  477. ║                                                                                ──────┐  
  478. ║                  ┌─────────────────────────────────────────┐                 ░       │  
  479. ║                  │ Good Evening Raymond Smith              │██               ▒       │  
  480. ║                  ├─────────────────────────────────────────┤██    ─────────────── 3  │  
  481. ║                  │ Checking Account Balance     0.00       │██               ▒       │  
  482. ║                  │ Last check you've written 0000          │██               ▒       │  
  483. ║                  │ You have no bills which need to be paid │██  █ ───────────── 4    │  
  484. ║                  ├─────────────────────────────────────────┤██               ▒       │  
  485. ║                  │ Last use 09-03-1991                     │██               ▒       │  
  486. ║                  │ Month :09                               │██─────────────────── 5  │  
  487. ║                  │   Day :05                               │██               ▒       │  
  488. ║                  │  Year :1991                             │██               ▒       │  
  489. ║                  ├─────────────────────────────────────────┤██               ▒─── 6  │  
  490. ║                  │  <F9=RECORD>  <Esc=Cancel>  <F10=Help>  │██               ▒       │  
  491. ║                  └─────────────────────────────────────────┘██               ▒       │  
  492. ║                    ███████████████████████████████████████████               ▒ ┌─ 7 ─┘  
  493. ║                                                                              ▒ │        
  494. ║                                                                              ▒ │        
  495. ║                                                                               ─┘        
  496. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝          
  497.  1991  ─────────────┐    September 05, 1991   9:11 pm       Viewing: September            
  498.  F9:RECORD date.    │                │                            │                       
  499.        │            8                │                            │                       
  500.       11                             9                           10                       
  501.  
  502.  
  503.        The following list explains the parts of the screen and refers to the
  504.        figure above.
  505.  
  506.        1.    Menu Bar  Names each menu.  Highlighted letter
  507.              indicates the key to be pressed along with the ALT key
  508.              to activate the menu selection.
  509.  
  510.        2.    Screen Title  When running PCBUDGET, different
  511.              reports, list, and schedules will be displayed on the
  512.              screen.  This line contains the title of the screen and
  513.              identifies the data being displayed.
  514.  
  515.        3.    View Window  A window into your financial database.
  516.  
  517.        4.    Mouse Cursor (mouse only).
  518.  
  519.        5.    Data Entry Window  PCBUDGET displays a Data Entry
  520.              Window when you are entering data or when additional
  521.              information is required.
  522.  
  523.              To move the cursor within the Data Entry Window you
  524.              can use the up, down, left, and right arrow keys, or you
  525.              can use a mouse.
  526.  
  527.              All Data Entry Windows have at least two selections
  528.              which can be made while they are being displayed.  In
  529.              the example above, there are three selections. 
  530.              RECORD, CANCEL, and HELP.  To select one of these
  531.              items, use the TAB key to highlight the brackets
  532.              surrounding the item, then press the ENTER key.  Or, 
  533.              press the function key or the Esc key as it applies.
  534.  
  535.              Many of the Data Entry Windows have numerous
  536.              function keys associated with them.  All active function
  537.              keys for the current Data Entry Window are located on
  538.              the information bar (the bottom line of the screen).  All
  539.              Data Entry Windows have a TOPIC help file which
  540.              describes in further detail what the Data Entry Window
  541.              is asking for and how to go about using it.
  542.  
  543.        6.    Scroll Box  Shows relative position to all data available
  544.              in the view window.
  545.  
  546.        7.    Scroll Arrows  Scroll the view window one line at a time
  547.              (mouse only).
  548.  
  549.        8.    Data File Path Name  This tells you where your data file
  550.              is located.  When PCBUDGET is accessing your data
  551.              file, the data file name will blink.  The data file path
  552.              name is stored in the file called PCBUDGET.DAT.
  553.  
  554.        9.    Todays Date and Time  The date and time are retrieved
  555.              from the DOS system.  The date can be modified when
  556.              entering the date at the beginning of your PCBUDGET
  557.              session.
  558.  
  559.        10.   Viewing Month  The Viewing month indicates which
  560.              months data is active and/or is being displayed.  When
  561.              you are viewing a month which is different from the
  562.              actual month the Viewing month will blink.
  563.  
  564.        11.   Information Bar  Displays information about softkey
  565.              functions and actions taken when they are pressed.
  566.  
  567.  
  568.        3.2   Pulling Down Menus and Selecting Commands
  569.  
  570.        PCBUDGET commands are organized in menus on the menu bar. 
  571.        The PCBUDGET environment is designed for fast and simple
  572.        operations which can get you to and from any activity without having
  573.        to step through needless screens and prompts.  Refer to the figure
  574.        below to see the FILE menu.
  575.  
  576.   File  Transactions  Reports  Budgets  Graphs  Options  Help                   
  577.  ┌────────────────────────┐ 2.4      Copyright (C) 1990-1991, ProLogic Software 
  578. ╔│ OPEN MONTH...          │██══════════════════════════════════════════════════╗
  579. ║│ New Account...         │██                                                  ░
  580. ║│ Setup Group...         │██                                                  ▒
  581. ║│ Setup Loan...          │██                                                  ▒
  582. ║├────────────────────────┤██                                                  ▒
  583. ║│ Select data file...    │██                                                  ▒
  584. ║│ Create data file...    │██                                                  ▒
  585. ║│ Backup data file...    │██                                                  ▒
  586. ║│ Transfer Month/year... │██                                                  ▒
  587. ║├────────────────────────┤██                                                  ▒
  588. ║│ Print...               │██                                                  ▒
  589. ║│ Send to file...        │██                                                  ▒
  590. ║│ DOS shell              │██                                                  ▒
  591. ║├────────────────────────┤██                                                  ▒
  592. ║│ Exit                   │██                                                  ▒
  593. ║└────────────────────────┘██                                                  ▒
  594. ║  ██████████████████████████                                                  ▒
  595. ║                                                                              ▒
  596. ║                                                                              ▒
  597. ║                                                                               
  598. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  599.  1991                    September 03, 1991   8:50 pm       Viewing: September  
  600.  Use the arrow keys, and press ENTER to make your selection.                    
  601.  
  602.  
  603.  
  604.        To pull down PCBUDGET Menus, do the following:
  605.  
  606.              Press and hold down the ALT key, then press the first
  607.              letter of the menu name.
  608.  
  609.              or,
  610.  
  611.              If you have a mouse, point to the menu name, and then
  612.              click on the left mouse button.
  613.  
  614.        If you pull down the wrong menu, take one of the following actions:
  615.  
  616.              Cancel the menu by pressing the ESC key.
  617.  
  618.              Move to another menu by pressing the LEFT or RIGHT
  619.              arrow keys.
  620.  
  621.              If you have a mouse, click on the right mouse button. 
  622.              The right mouse button always has the same affect as
  623.              pressing the ESC key.
  624.        
  625.        To select from the menu, do the following:
  626.  
  627.              Press the key corresponding to the highlighted (or
  628.              underlined) letter.
  629.  
  630.              Use the UP or DOWN arrow keys to move the highlight
  631.              to the selection that you want, then press the ENTER
  632.              key.
  633.  
  634.              If you have a mouse, point to the selection that you
  635.              want, then click the left mouse button.
  636.  
  637.        Sometimes there may not be a letter in the window which is
  638.        highlighted.  This is because the items in the window have been
  639.        determined by the types of accounts and account names you have
  640.        created on your data file.  For these cases, you will have to use the
  641.        arrow keys or mouse (if you have one) to make your selection.
  642.  
  643.        When there are arrows in the top right and bottom right hand corner
  644.        of the window, there is more information or items to select from.  You
  645.        can use the PAGEUP, PAGEDOWN, HOME, and END keys to view
  646.        the rest of the window or, if you have a mouse, place the mouse cursor
  647.        on the arrows in the window and click the left mouse button.
  648.  
  649.  
  650.       3.3   Using Data Entry Windows
  651.  
  652.        PCBUDGET displays a Data Entry Window when you are entering
  653.        data or when additional information is required.  For example, a Data
  654.        Entry Window might;
  655.  
  656.              Prompt you for a data file path name.
  657.  
  658.              Ask for an opening balance for a new account.
  659.  
  660.              Ask you to verify an operation.
  661.  
  662.        In this example, the Transactions Data Entry Window is shown.  
  663.  
  664.  
  665.   File  Transactions  Reports  Budgets  Graphs  Options  Help                   
  666.  C T Dt Sr To Chck Description                 Expense      Income    Transfer  
  667. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  668. ║                                                                               
  669. ║                                                                              ░
  670. ║               ┌────────────────────────────────────────────┐                 ▒
  671. ║               │ Source :Checking Account              99.05│██               ▒
  672. ║               │ Amount :                                   │██               ▒
  673. ║               │   Memo :                                   │██               ▒
  674. ║               │Paid to :                                   │██               ▒
  675. ║               │Check # :                                   │██               ▒
  676. ║               │   Date :                                   │██               ▒
  677. ║               │    Tax :                                   │██               ▒
  678. ║               │Cleared :                                   │██               ▒
  679. ║               ├────────────────────────────────────────────┤██               ▒
  680. ║               │   <F9=RECORD>  <Esc=Cancel>  <F10=Help>    │██               ▒
  681. ║               └────────────────────────────────────────────┘██               ▒
  682. ║                 ██████████████████████████████████████████████               ▒
  683. ║                                                                              ▒
  684. ║                                                                              ▒
  685. ║                                                                              ▒
  686. ║                                                                               
  687. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  688.  1991                       August 23, 1991   8:50 pm       Viewing: August     
  689.  F1:Source/Paid To  F3:ACCOUNTS  F4:MEMORIZE  F5:INSERT  F6:UNPAID  F9:RECORD   
  690.  
  691.  
  692.        All Data Entry Windows have at least two selections which can be
  693.        made while they are being displayed.  In the example above, there are
  694.        three selections.  RECORD, CANCEL, and HELP.  To select one of
  695.        these items, use the TAB key to highlight the brackets surrounding the
  696.        item, then press the ENTER key.  Or,  press the function key or the
  697.        Esc key as it applies.
  698.  
  699.        Every Data Entry Window has a Help file associated with it.  You can
  700.        always press the F10 key to view the Help file.  
  701.  
  702.        Many of the Data Entry Windows have numerous function keys
  703.        associated with them.  All active function keys for the current Data
  704.        Entry Window are located on the information bar (the bottom line of
  705.        the screen).  All Data Entry Windows have a TOPIC help file which
  706.        describes in further detail what the Data Entry Window is asking for
  707.        and how to go about using it.
  708.  
  709.        Often, Data Entry Window hide information in the View Window. 
  710.        You can press the ALT-W key sequence if you wish to temporarily
  711.        erase the Data Entry Window.  This allows you to scroll the View
  712.        Window to view the information you wish.  Press ALT-W again to
  713.        recall the Data Entry Window.
  714.       3.4   Scrolling the View Window
  715.  
  716.        Often, the reports, lists, or schedules that you generate are much to
  717.        large to fit into the View Window.  To look at the rest of the screen,
  718.        you can move the text up or down.  This is known as "scrolling".  The
  719.        following table summarizes the keystrokes used for scrolling the View
  720.        Window.
  721.  
  722.  
  723. Scrolling                                   
  724. ────────────────────────────────────────────
  725.                                             
  726. Scrolling Action              Keystroke     
  727. ────────────────────────────────────────────
  728. Move down one line            PAGE DOWN     
  729. Move up one line              PAGE UP       
  730. Move down one page            CTRL+PAGE DOWN
  731. Move up one page              CTRL+PAGE UP  
  732. Go to the end of the page     END           
  733. Go to the top of the page     HOME          
  734. ────────────────────────────────────────────
  735.  
  736.  
  737.        3.5   Returning Temporarily to DOS (DOS Shell)
  738.  
  739.        The DOS Shell selection on the FILE menu lets you return temporarily
  740.        to the DOS command level, where you can execute other programs
  741.        and DOS commands.  PCBUDGET remains in memory so that you
  742.        can return to the same point you left off at, without reloading it.
  743.  
  744.        PCBUDGET needs to find the COMMAND.COM file before it can
  745.        execute the SHELL command.  If COMMAND.COM is not found, you
  746.        will get a message which tells you to insert the disk with
  747.        COMMAND.COM.  If you are running from a floppy disk system, try
  748.        loading COMMAND.COM onto your PCBUDGET program disk.  
  749.  
  750.        To return to PCBUDGET from the DOS command level, type EXIT
  751.        at the DOS prompt.
  752.  
  753.        The PCBUDGET screen reappears just as you left it.
  754.  
  755.  
  756.        3.6   Exiting PCBUDGET
  757.  
  758.        The Exit selection on the FILE menu removes PCBUDGET from
  759.        memory and returns you to the DOS prompt.  
  760.  
  761.        All data for the viewing month is automatically stored to disk.
  762.  
  763. 4.0   PCBUDGET FILE MANAGEMENT
  764.  
  765.  
  766.        4.1   Creating a Data File
  767.  
  768.        Creating a Data File is the first thing you must do to use
  769.        PCBUDGET.  PCBUDGET looks at the file named PCBUDGET.DAT
  770.        on your PCBUDGET program disk.  The PCBUDGET.DAT file is a
  771.        text file which contains the name of your data file and the name of the
  772.        backup data file.  The first line item in PCBUDGET.DAT contains the
  773.        drive/path (name) where your data file resides.  If a data file is not
  774.        found at this location, a Data Entry Window will display.
  775.  
  776. ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐  
  777. │ A data file was not found.  If you wish to create a data │██
  778. │ file, press the F9 key.  If you would like an overview   │██
  779. │ of PCBUDGET, press the F5 key.                           │██
  780. ├──────────────────────────────────────────────────────────┤██
  781. │ <F5=OVERVIEW>  <F9=CREATE FILE>  <Esc=Cancel>  <F10=Help>│██
  782. └──────────────────────────────────────────────────────────┘██
  783.   ████████████████████████████████████████████████████████████
  784.  
  785.  
  786.        This is the opening screen when starting PCBUDGET for the first
  787.        time.  From this screen you can read a brief overview of PCBUDGET,
  788.        you can create a data file, or you can cancel the screen.  Canceling the
  789.        screen doesn't really get you anywhere because PCBUDGET will
  790.        remember that it could not find a data file and therefore will not allow
  791.        you to do much of anything.  If you do press Cancel, you can still pull
  792.        down the FILE menu and select Create Data File.  When you select
  793.        Create Data File, you must first enter the drive/path where you want
  794.        your data file to be located at.
  795.  
  796.  
  797. ┌────────────────────────────────────────────────────────┐  
  798. │Enter New Data file path name :1991                     │██
  799. ├────────────────────────────────────────────────────────┤██
  800. │          <F9=RECORD>  <Esc=Cancel>  <F10=Help>         │██
  801. └────────────────────────────────────────────────────────┘██
  802.   ██████████████████████████████████████████████████████████
  803.  
  804.  
  805.        Enter the name you wish to give to your data file.  A good name to
  806.        enter is the current year.  Then when you start a new year, you can
  807.        easily differentiate a data file from one year to a data file from
  808.        another year.  For example, next years data file can be named 1992. 
  809.        You can, however, enter any valid DOS file name, a drive letter
  810.        specifying a floppy disk, or both.  For example, suppose your
  811.        PCBUDGET program files are on your hard disk in a directory named
  812.        C:\PCBUDGET.  The following are all valid data file path names:
  813.  
  814.              1991         Your data file is stored in a
  815.                           subdirectory of C:\PCBUDGET
  816.                           with the subdirectory name of
  817.                           1991.
  818.              C:\1991      Your data file is stored in a main
  819.                           directory named 1991.
  820.              A:           Your data file is stored in the root directory of a
  821.                           disk in drive A:.
  822.              B:           Your data file is stored in the root
  823.                           directory of a disk in drive B:.
  824.              A:\1991      Your data file is stored in a main
  825.                           directory called 1991 of a floppy disk in
  826.                           drive A:.
  827.  
  828.        Whenever a directory needs to be created, PCBUDGET will create it
  829.        for you automatically.
  830.  
  831.        After you have selected the name for your data file, PCBUDGET will
  832.        ask you for a starting date for your PCBUDGET data.  You should
  833.        consider at what point in time the PCBUDGET data will become
  834.        current.  That is, how and when will PCBUDGET get in synch with
  835.        your current finances and/or your bank or credit card company.
  836.  
  837. ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐  
  838. │ Please enter your Checking Account balance and the date │██
  839. │ when this balance was correct.  This date will be the   │██
  840. │ starting point which PCBUDGET will use for tracking your│██
  841. │ finances.  For more information, select the <HELP> file.│██
  842. │             Opening Balance :                           │██
  843. │                       Month :                           │██
  844. │                         Day :                           │██
  845. │                        Year :                           │██
  846. ├─────────────────────────────────────────────────────────┤██
  847. │           <F9=ENTER>  <Esc=Cancel>  <F10=Help>          │██
  848. └─────────────────────────────────────────────────────────┘██
  849.   ███████████████████████████████████████████████████████████
  850.  
  851.  
  852.        To get PCBUDGET in synch with your current financial situation you
  853.        could do 1 of 3 things.
  854.  
  855.        METHOD 1
  856.        The first method you could use is to enter a starting date of January
  857.        1 of the current year.  When you enter January 1, the opening balance
  858.        for your checking account and the Y-T-D balances for all other
  859.        accounts you create should be what the balance was on January 1. 
  860.        PCBUDGET data is organized by year and then by month.  After each
  861.        month, data is transferred into the next month, and after each year,
  862.        data is transferred into the next year.  Income accounts and expense
  863.        accounts are always reset to $0 when a new year starts.  So with this
  864.        method, all income and expense accounts which you create will have
  865.        a Y-T-D balance of $0.  For Bank Accounts, Assets, Credit Cards, and
  866.        Liability accounts, you should determine what the total balance was for
  867.        the account on January 1.  For example, how much money did you
  868.        have in your checking account on January 1, how much money did you
  869.        have in your savings account, etc.  For Credit Cards or Liabilities, what
  870.        was the balance due for that account on January 1.  After your
  871.        accounts have been created, you should begin making every transaction
  872.        which occurred since January 1 of that year.
  873.  
  874.        You should start by recording all the January transactions.  Then
  875.        transfer January data into February and record all the February
  876.        transactions.  Then February into March and record March
  877.        transactions.  Get the picture.  See Section 4.2 Starting a New Month
  878.        for information on starting or transferring monthly data.
  879.  
  880.        If its late in the year, this might be a long and tedious task.  So you
  881.        need to decide if you want to go with this method or switch to method
  882.        2 or 3.  Method 1 is the absolute most accurate method to use because
  883.        your data file Y-T-D figures will truly be actual figures, whereas
  884.        method 2 and 3 Y-T-D figures may not be.
  885.  
  886.        METHOD 2
  887.        Method 2 is probably the best method given the fact that it doesn't
  888.        involve entering a million transaction but its still fairly accurate as far
  889.        as bringing your checking account balance and other accounts up to
  890.        date.  For method 2, you need to get your most recent bank statement
  891.        from your checking account.  You should enter the "bank balance"
  892.        shown on this statement and enter it on the line that says Opening
  893.        Balance.
  894.  
  895.        Then enter the date that this balance was correct.  This will be the
  896.        Starting Date for your PCBUDGET data file.  Lets suppose that the
  897.        Starting Date is June 15, 1991.
  898.  
  899.        At this point, you can either begin adding more accounts or you can
  900.        begin making transactions to bring your Checking Account up to date.
  901.  
  902.        If you're going to create other accounts at this time, you should try to
  903.        enter the Y-T-D balance for the new accounts to be whatever the
  904.        balance was on the Starting Date.  If the balances for the new
  905.        accounts are unknown, like most expense account balances are, then
  906.        just enter $0.  You should refer to Section 5.1 Creating Account if you
  907.        are going to create more accounts.
  908.  
  909.        To bring your checking account up to date, enter all the transactions
  910.        that occurred in June but after the Starting Date.  Also, don't forget
  911.        about the transaction which were made prior to the Starting Date that
  912.        were not included on your bank statement.
  913.  
  914.        When you're done entering the June transactions, you may be ready to
  915.        begin July transactions.  If the actual month is still June don't worry. 
  916.        You can begin July when July actually comes.  However if the actual
  917.        month is July, you will need to transfer your June balances into July
  918.        and make all the July transactions to date.  See Section 4.2 Starting a
  919.        New Month when your ready to start a new month.
  920.  
  921.        METHOD 3
  922.        Method 3 is by far the easiest method to use.  All you really need to
  923.        know is your Checking Account balance at the present.  Simply enter
  924.        your current Checking Account balance and todays date.  Now you're
  925.        ready to go.  You won't need to enter transactions until you use your
  926.        Checking Account.  You may wish to begin adding other accounts at
  927.        this time or you can simply add them as you need them.  See Section
  928.        5.1 Creating Accounts for more information on creating accounts.
  929.  
  930.  
  931.        4.2   Starting a New Month
  932.  
  933.        Balances are transferred to a new month when the date entered at the
  934.        beginning of your PCBUDGET session is a month later than the Last
  935.        use date.  Or, you can transfer balances by pulling down the FILE
  936.        menu and selecting Transfer Month/Year.  When you transfer your data
  937.        file to the next month all Y-T-D balances for all accounts are
  938.        transferred into the new month.
  939.  
  940.  
  941.        4.3   Starting a New Year
  942.  
  943.        A New Year is started when the date entered at the beginning of your
  944.        PCBUDGET session is a year later than the Last use date.  Or you can
  945.        start a New Year by pulling down the FILE menu and selection
  946.        Transfer Month/Year.  When you start a New Year, Bank Accounts,
  947.        Assets, Credit Cards, and Liability Y-T-D balances from December
  948.        will be transferred into the January Y-T-D balances.  Income and
  949.        Expense account Y-T-D values will be reset to $0.
  950.  
  951.        Starting a New Year requires you to start a new data file with a new
  952.        data file path name.  This way, if you need to refer to a previous year,
  953.        you will have a unique data file which differentiates one year from
  954.        another.  
  955.  
  956.  
  957.  
  958. ┌──────────────────────────────────────┐  
  959. │Target file :                         │██
  960. │   New Year :                         │██
  961. ├──────────────────────────────────────┤██
  962. │ <F9=RECORD>  <Esc=Cancel>  <F10=Help>│██
  963. └──────────────────────────────────────┘██
  964.   ████████████████████████████████████████
  965.  
  966.  
  967.        Enter the target disk (or file) path.  This is where your data is going
  968.        to be transferred to for the New Year.  Also, enter the New Year. 
  969.        Press the F9 key to transfer your data file.  After the transfer is
  970.        complete, PCBUDGET will automatically change your data file to the
  971.        New Year data file, and it will set the system date to January 1 of the
  972.        New Year.                              
  973.  
  974.  
  975.        4.4   Selecting the Viewing Month
  976.  
  977.        The Viewing month is displayed in the bottom right hand corner of the
  978.        screen.  The Viewing month defaults to the month entered when you
  979.        enter the date at the beginning of your session.  The Viewing month
  980.        determines what month a transaction should be applied to.  Also, when
  981.        viewing your Personal Net Worth, Income and Expenses, and other
  982.        periodic reports, you will be viewing the monthly data of the Viewing
  983.        month and the Y-T-D data up to and including the Viewing month.  To
  984.        change the Viewing month, pull down the FILE menu and select Open
  985.        Month.  Select the month you wish to view.  When you are viewing a
  986.        month which is different from the actual month, the Viewing month
  987.        indicator will blink.
  988.  
  989.        You can make transactions in an earlier month by changing the
  990.        Viewing month to the earlier month.  The balances of the accounts
  991.        affected by the transaction will be transferred through to the actual
  992.        month automatically.
  993.  
  994.  
  995.        4.5   Backing up your Data File 
  996.  
  997.        At the end of each PCBUDGET session, it is best to backup your
  998.        Data File in case of damage to your primary data disk.  Pull down the
  999.        FILE menu and select Backup Data File. 
  1000.  
  1001. ┌──────────────────────────────────────┐  
  1002. │Target file :BACKUP                   │██
  1003. ├──────────────────────────────────────┤██
  1004. │ <F9=RECORD>  <Esc=Cancel>  <F10=Help>│██
  1005. └──────────────────────────────────────┘██
  1006.   ████████████████████████████████████████
  1007.  
  1008.  
  1009.        Enter the target disk (or file) path. This is where your data is going to
  1010.        be copied to.  The target file for a data file backup is stored in the file
  1011.        PCBUDGET.DAT of your program disk.
  1012.                                                        
  1013.  
  1014.        4.6   Selecting other Data Files         
  1015.                                         
  1016.        To select a different data file, pull down the FILE menu and select
  1017.        Select Data File.  Selecting a different data file will change the data file
  1018.        drive/path specifier located at the bottom left hand corner of the
  1019.        screen.
  1020.                           
  1021.       5.0ACCOUNTS                           
  1022.  
  1023.                                         
  1024.        5.1   Creating Accounts                  
  1025.  
  1026.        After your data file has been created three accounts will have already
  1027.        been created for you. 
  1028.  
  1029.              They are:    Checking Account   CH
  1030.                           Misc Expense       ME
  1031.                           Misc Income        MI
  1032.  
  1033.  
  1034.        To view the accounts you already have pull down the REPORTS menu
  1035.        and select Account Balances.  
  1036.  
  1037.  
  1038.     Description             Type          Code    Y-T-D    October           
  1039.   ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1040.   ║ Checking Account        Bank Account  CH       0.00       0.00          ░
  1041.   ║ Misc Income             Income        MI       0.00       0.00          ░
  1042.   ║ Misc Expense            Expense       ME       0.00       0.00          ░
  1043.   ║                                                                         ░
  1044.  
  1045.        This will be a very useful screen for you to go to.  From this screen
  1046.        you can view all the accounts which you have created.  You can view
  1047.        the account code, type, Y-T-D balance, and monthly balance.  
  1048.  
  1049.        To begin adding more accounts to this list pull down the FILE menu
  1050.        and select New Account.  
  1051.  
  1052.  
  1053. ┌──────────────────────────────────────────────────┐  
  1054. │ (1) Income    (3) Credit Card   (5) Bank Account │██
  1055. │ (2) Expense   (4) Liability     (6) Asset        │██
  1056. │  Account Type :                                  │██
  1057. │   Description :                                  │██
  1058. │          Code :                                  │██
  1059. │ Y-T-D Balance :                                  │██
  1060. │Monthly Budget :                                  │██
  1061. ├──────────────────────────────────────────────────┤██
  1062. │        <F9=CREATE>  <Esc=Cancel>  <F10=Help>     │██
  1063. └──────────────────────────────────────────────────┘██
  1064.   ████████████████████████████████████████████████████
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.        Each account you create must have a unique two digit account code
  1069.        attached to it.  For most activities involving accounts, if you enter the
  1070.        account code first, the name, description, or memo will be
  1071.        automatically inserted for you.
  1072.  
  1073.        Generally the account code is somewhat representative of the account
  1074.        name.  For example the account GROCERIES might have an account
  1075.        code of GR.  You have complete control over the account codes
  1076.        though.  You can change the account code for a particular account
  1077.        even after you've created it. 
  1078.  
  1079.        Some codes are reserved by PCBUDGET.  They are G0, G1, G2, G3,
  1080.        G4, G5, L1, L2, L3, L4, L5, L6, L7, and L8.  These codes are used for
  1081.        Group Entries (G0-G5) and Loans (L1-L8). 
  1082.  
  1083.        Account Types
  1084.  
  1085.        The following are all the different accounts and account type which
  1086.        you can create with PCBUDGET.
  1087.  
  1088.  
  1089.        Income Accounts
  1090.  
  1091.              Income accounts are those accounts which provide for
  1092.              the SOURCE of all cash inflows.  Such as: Salary,
  1093.              Dividends, Interest received from Bank Accounts etc. .
  1094.              .
  1095.  
  1096.              Generally, you'll mostly be concerned here with the
  1097.              income you receive from your full time job, your spouses
  1098.              full time job, or both.  If you work and earn a salary (or
  1099.              if you don't work but still earn a salary!), you'll want to
  1100.              keep track of how much money you've made throughout
  1101.              the year.  Therefore, you should create an income
  1102.              account to track your income.
  1103.  
  1104.              The Y-T-D balance you enter should be what you have
  1105.              made up to the present time or up the time shown at the
  1106.              bottom middle of the screen.  
  1107.  
  1108.              The monthly budget for an income account is the
  1109.              amount which you expect to earn each month.
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.        Expense Accounts
  1114.  
  1115.              Expense accounts are those accounts which reduce your
  1116.              net worth when a payment is PAID TO the account. 
  1117.              Examples of these accounts are: Groceries, Telephone,
  1118.              Electric, Finance Charges, Cable TV, Rent, Gifts . . . 
  1119.  
  1120.              Unfortunately everyone has expenses.  I say
  1121.              unfortunately because expenses are more or less a fact
  1122.              of life that must be dealt with.  Expense don't do
  1123.              anything except drain your checking account.  The best
  1124.              way to keep a handle on expenses is to create as many
  1125.              expenses account as necessary.  Apply a realistic budget
  1126.              to each account and stick to your budget.  An easy way
  1127.              out is to lump all expenses into the Misc. Expense
  1128.              category.  While this may simplify your budget, you'll
  1129.              have a hard time figuring out where all your money
  1130.              goes.  Of course you can't possibly create an account for
  1131.              every expense conceivable.  PCBUDGET allows up to
  1132.              50 expense accounts.  This should give you plenty of
  1133.              room to build a sensible list of expenses which you may
  1134.              need.  To give you an example, here's a list which may
  1135.              help:
  1136.  
  1137.                    Misc Expense
  1138.                    Entertainment
  1139.                    Finance Charges (non tax deductible)
  1140.                    Finance Charges (tax deductible)       *
  1141.                    Groceries
  1142.                    Home Improvements
  1143.                    Child Care                             *
  1144.                    Rent
  1145.                    Clothes
  1146.                    Federal Taxes                          *
  1147.                    State Taxes                            *
  1148.                    F.I.C.A.                               *
  1149.                    Home Owners Insurance
  1150.                    Auto Insurance
  1151.                    Life Insurance
  1152.                    Auto Expenses
  1153.                    Hobbies
  1154.                    Computer Hardware/Software
  1155.                    Medical/Dental                         *
  1156.                    Goodwill                               *
  1157.                    Household Appliances
  1158.                    Electric Utilities
  1159.                    Telephone
  1160.  
  1161.              This list should get you started anyway.  Not all the
  1162.              items may apply to you and there may be (and probably
  1163.              are) items which you'd like to add to the list.
  1164.  
  1165.              The items marked with the star * should be created if
  1166.              you're going to be using the income tax estimator.
  1167.  
  1168.              The budget amount for an expense account should be
  1169.              the amount you expect to spend each month for the
  1170.              given account.
  1171.  
  1172.  
  1173.        Credit Card Accounts
  1174.  
  1175.              Credit Card Accounts identify the credit cards which you
  1176.              own.  Credit cards can be handled one of two ways
  1177.              depending on the type of credit card or by the way you
  1178.              make the payment.
  1179.  
  1180.              If the credit card is one which requires you to pay the
  1181.              full balance each month, you may not need to create a
  1182.              credit card account.  For this type of credit card you only
  1183.              need to create the accounts which might be used when
  1184.              making purchases with the credit card.  Then when the
  1185.              credit card bill is paid, select your checking account and
  1186.              make the payment Paid To the type of account which
  1187.              was used when the credit card purchase was made.  If
  1188.              the credit card was used to purchase a number of items
  1189.              and each item is from a different type of account, you
  1190.              can use the account code 'G0' when making the
  1191.              transaction.  The code 'G0' (Group Entry) allows you to
  1192.              break the transaction down into multiple transactions. 
  1193.              For example suppose within a one months time frame
  1194.              you used your credit card to purchase clothes (expense
  1195.              account code 'CL') for $60 and also to purchase dinner
  1196.              at a restaurant (expense account code 'FO') for $40. 
  1197.              When your credit card bill is paid, you could simply
  1198.              select your checking account, enter $100 in the Amount
  1199.              field and the account code 'G0' in the Paid To field. 
  1200.              Then, you could break the transaction down into $60 for
  1201.              code 'CL' and $40 for code 'FO'.
  1202.  
  1203.              For credit cards whose balance is not paid in full each
  1204.              month, the credit card account should be created.  When
  1205.              a credit card account exists, transaction should be
  1206.              entered into PCBUDGET whenever the credit card is
  1207.              used.  For example if you used your credit card to
  1208.              purchase clothes (expense account code 'CL') for $60, 
  1209.              select your credit card account from the transaction
  1210.              menu and enter $60 in the Amount field and the account
  1211.              code 'CL' in the PAID TO field and record the
  1212.              transaction.  When your credit card bill is to be paid,
  1213.              select your checking account from the transactions menu,
  1214.              enter the amount of the credit card payment in the
  1215.              Amount field, and enter the credit card account code in
  1216.              the Paid To field.
  1217.  
  1218.              The budget for a credit card account should be the net
  1219.              change which you expect each month for the card.  For
  1220.              example, if the Y-T-D balance on a credit card is $500
  1221.              and you hope that each month the total balance
  1222.              decrease by $50, you should enter -50 in the budget field. 
  1223.              You can meet this budget is you spend less than $50 a
  1224.              month using the card and make a $100 payment toward
  1225.              the card.
  1226.  
  1227.  
  1228.        Liability Accounts
  1229.  
  1230.              Liability Accounts are those accounts which identify
  1231.              money which you owe to other people (other than credit
  1232.              cards).  Examples of liability accounts are: mortgage, car
  1233.              loan, student loan, or basically any type of loan.
  1234.  
  1235.              Like expense accounts, liability accounts are nothing to
  1236.              write home about.  There's good news and bad news
  1237.              about a liability account.  First the bad news.  You owe,
  1238.              you owe, you owe!  You borrowed money from
  1239.              somebody and now you have to pay them back.  You net
  1240.              worth is reduced by the amount you borrowed and you
  1241.              have to pay an interest expense charge each month you
  1242.              keep the loan.  Now for the good news.  Every time you
  1243.              make a payment toward the loan your debt decreases
  1244.              and the monthly finance charges go down.
  1245.  
  1246.              After you create your liability account(s), you can create
  1247.              a Loan.  When you create a loan you can automatically
  1248.              determine how much of your payment reduces the
  1249.              liability account and how much is made up of interest
  1250.              expense.  See section 5.3 Setting up loans for more
  1251.              information on loans.  
  1252.  
  1253.  
  1254.        Bank Accounts
  1255.  
  1256.              Bank Accounts are those accounts such as your savings
  1257.              account, checking account, IRA, company savings plan,
  1258.              pension plan . . .
  1259.  
  1260.              Bank accounts are really just assets (discussed next). 
  1261.              For PCBUDGETs use, you should consider an asset
  1262.              account a bank account if you normally increase and
  1263.              decrease its balance.  Like a checking account or savings
  1264.              account.  An IRA can be a bank account, your company
  1265.              savings plan or pension plan can also be considered
  1266.              bank accounts.  
  1267.  
  1268.              The budget for a bank account should be what you
  1269.              expect the account to net for the given month. 
  1270.              Generally a checking account will have a budget of $0. 
  1271.              This is because on average this type of account doesn't
  1272.              increase or decrease (although month to month it may
  1273.              go up or down, over a whole year the net change will
  1274.              probably be $0).  A saving account, however, should
  1275.              include a positive monthly budget.  This would be saying
  1276.              that you expect the balance in your savings account to
  1277.              increase each month.
  1278.  
  1279.  
  1280.              Asset Accounts
  1281.  
  1282.              Asset Accounts are those accounts which identify
  1283.              personal property or the value of an item which could be
  1284.              converted into cash if sold.  Asset accounts are: Value of
  1285.              your home, automobile, other personal property, stocks,
  1286.              bonds, mutual funds.
  1287.  
  1288.              Assets accounts can be a way to offset liability accounts. 
  1289.              For example if you had to create a liability account for
  1290.              the loan on your new car, it may have been distressing
  1291.              to know that your net worth had been reduced by the
  1292.              amount of the loan.  If this is the case then you should
  1293.              also create an asset account which represents the value
  1294.              of your automobile.
  1295.  
  1296.  
  1297.        Budget amounts for individual months can be entered by pulling down
  1298.        the BUDGETS menu and selecting Cost Budgets.
  1299.        
  1300.        As accounts are created, they will automatically display on the Account
  1301.        Balances report.
  1302.  
  1303.       5.2   Modifying Accounts
  1304.  
  1305.        To modify an account, pull down the REPORTS menu and select
  1306.        Account Balances.  Press the F1 key, and then move the highlight bar
  1307.        to the account you wish to edit.  If you wish to delete the account,
  1308.        press the F5 key.  Otherwise, press the F1 key again.  When the
  1309.        account appears in the Data Entry Window, change the desired items
  1310.        and then press the F9 key to record the changes.
  1311.  
  1312.        If you are changing the Y-T-D balance for the account selected you
  1313.        should keep in mind the month which you are viewing.  Generally
  1314.        speaking, you'd always want to be viewing the actual month when
  1315.        making Y-T-D balance adjustments.  Adjusting the Y-T-D balance
  1316.        while viewing a previous month doesn't affect the real Y-T-D balance
  1317.        for the selected account.  I say the real Y-T-D balance because when
  1318.        you are viewing a previous month, the Y-T-D balance displayed is the
  1319.        Y-T-D balance of that account on the last day of that month.
  1320.  
  1321.           
  1322.              A good rule of thumb here is to always be viewing the
  1323.              current month when modifying accounts and account
  1324.              balances.
  1325.  
  1326.  
  1327.       5.3   Setting up Loans
  1328.  
  1329.        To setup a loan you must first create at least two accounts.  The first
  1330.        account is the principle loan account which identifies the debt you owe
  1331.        to your lender.  This account should be a liability account since it is
  1332.        money which you owe.  The second account must be an expense
  1333.        account which identifies the interest expense incurred whenever you
  1334.        make a loan payment.  If you have many different types of loans, you
  1335.        can use the same interest expense account for each loan.  You should
  1336.        keep in mind however that some interest is tax deductible and some
  1337.        isn't.  If the loan is a mortgage or home equity loan, the interest is
  1338.        probably tax deductible and should be categorized differently from
  1339.        other interest expense.  It's probably best to create two different
  1340.        interest expense accounts.  One which is tax deductible, and one which
  1341.        is not.  
  1342.  
  1343.        After the principle loan account (liability) and interest expense account
  1344.        (expense) have been created, pull down the FILE menu and select
  1345.        Setup Loan.
  1346.  
  1347.  
  1348. ┌───────────────────────────────────────────────────┐  
  1349. │              Description :                        │██
  1350. │   Principle Loan Account :                        │██
  1351. │ Interest Expense Account :                        │██
  1352. │         Other Account #1 :                        │██
  1353. │         Other Account #2 :                        │██
  1354. │         Other Account #3 :                        │██
  1355. │    Payments made to date :                        │██
  1356. │           Payment Amount :                        │██
  1357. │Number of annual payments :                        │██
  1358. │   Length of loan (years) :                        │██
  1359. │     Annual interest rate :                        │██
  1360. ├───────────────────────────────────────────────────┤██
  1361. │         <F9=CREATE>  <Esc=Cancel>  <F10=Help>     │██
  1362. └───────────────────────────────────────────────────┘██
  1363.   █████████████████████████████████████████████████████
  1364.  
  1365.  
  1366.        Enter the following information to setup a loan:
  1367.  
  1368.        Name:  Enter the Name of the loan.
  1369.  
  1370.        Principle Loan Account:  The Principle Loan Account is the liability
  1371.        account which identifies the dept which you owe to your lender.  You
  1372.        must create the liability account before creating the loan.  To create
  1373.        a liability account, pull down the FILE menu and select NEW
  1374.        ACCOUNT.
  1375.  
  1376.        Interest Expense Account:  The Interest Expense Account is the
  1377.        Expense account which will track the finance charges which you pay to
  1378.        your lender.  You must create the expense account before creating the
  1379.        loan.
  1380.  
  1381.        Other Account #1, #2, #3:  If other accounts are affected by your
  1382.        loan payment such as; property taxes, insurance, or any other escrow
  1383.        type account, enter them here.  These accounts must be created before
  1384.        creating the loan.
  1385.  
  1386.        Payments made to date:  Enter the number of payments you have
  1387.        made so far For example, if you have already made 10 payments
  1388.        toward this loan, then enter 10.
  1389.  
  1390.        Payment Amount:  Enter the amount of your payment.  This amount
  1391.        should not include amounts which are applied to escrow accounts such
  1392.        as property taxes, insurance, or other.  The amount should only include
  1393.        the principle and interest portion of the loan payment.  
  1394.  
  1395.        Number of annual payments:  Enter the number of payments which
  1396.        are made each year towards this loan.  For a normal loan, this is 12. 
  1397.        Some loans (some mortgages) are paid twice a month, or every two
  1398.        weeks.  For a loan like this, enter 26.
  1399.  
  1400.        Length of loan (years): Enter the number of years you have to pay the
  1401.        loan.
  1402.  
  1403.        Annual interest rate: Enter the annual interest rate for this loan in
  1404.        percent (9.5, 10.5 . . .)
  1405.  
  1406.        After your loan has been setup, you can use the account code Lx
  1407.        (x=1,2,3,4,5,6,7,8) when making transactions.  The transaction will
  1408.        appear as at least two different transactions.  The first one will involve
  1409.        the principle interest account and the second one will involve the
  1410.        interest expense account.  If other accounts (#1, #2, #3) where also
  1411.        affected by the loan payment, they will also show up as separate
  1412.        transactions.
  1413.  
  1414.  
  1415. 6.0   TRANSACTIONS
  1416.  
  1417.  
  1418.        6.1   Making Transactions
  1419.  
  1420.        The TRANSACTIONS menu is probably the most important menu
  1421.        selection of PCBUDGET.  With Transaction data entry, you begin to
  1422.        tell PCBUDGET:
  1423.  
  1424.              How much money you are spending.
  1425.  
  1426.              Where you are spending it.
  1427.  
  1428.              How much you have left.
  1429.  
  1430.        Of course, since entering transactions is the activity which you will be
  1431.        using the most, entering the data accurately, efficiently, and quickly is
  1432.        of most importance.
  1433.  
  1434.        An example of a transaction might be:
  1435.  
  1436.              Writing a check from your checking account to pay your
  1437.              phone bill.
  1438.  
  1439.              Using your MasterCard to purchase clothes.
  1440.              
  1441.              Depositing a dividend check into your savings account.
  1442.  
  1443.              Making a payment to a loan.
  1444.  
  1445.              Getting paid by your employer.
  1446.  
  1447.        To make transactions, pull down the TRANSACTIONS menu.
  1448.  
  1449.        The TRANSACTIONS menu will display all available Bank Accounts,
  1450.        Credit Cards, and Income accounts.  All transactions will originate
  1451.        from at least one of these accounts.
  1452.  
  1453.   File  Transactions  Reports  Budgets  Graphs  Options  Help                              
  1454.  C T Dt Sr To Chck Description                 Expense      Income    Transfer        
  1455. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗      
  1456. ║    01 CH UT 0120 City Utilities                89.60                                
  1457. ║    01 SA CH      Paycheck                                 841.67             ░      
  1458. ║    01 CH SV      Transfer to Savings                                  100.00 ▒      
  1459. ║    01 MC CO      Computer Equipment           235.00                         ▒      
  1460. ║                                                                              ▒      
  1461. ║               ┌────────────────────────────────────────────┐                 ▒      
  1462. ║               │ Source :Checking Account              99.06│██               ▒      
  1463. ║               │ Amount :45.30                              │██               ▒      
  1464. ║               │   Memo :Sams Deli                          │██               ▒      
  1465. ║               │Paid To :GR                                 │██               ▒      
  1466. ║               │Check # :0121                               │██               ▒      
  1467. ║               │   Date :01                                 │██               ▒      
  1468. ║               │    Tax :                                   │██               ▒      
  1469. ║               │Cleared :                                   │██               ▒      
  1470. ║               ├────────────────────────────────────────────┤██               ▒      
  1471. ║               │    <F9=RECORD>  <Esc=Cancel>  <F10=Help>   │██               ▒      
  1472. ║               └────────────────────────────────────────────┘██               ▒      
  1473. ║                 ██████████████████████████████████████████████               ▒      
  1474. ║                                                                                     
  1475. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝      
  1476.  1991                      October 01, 1991   8:50 pm       Viewing: October          
  1477.  F1:Source/Paid To  F3:ACCOUNTS  F4:MEMORIZE  F5:INSERT  F6:UNPAID  F9:RECORD       
  1478.    │                   │             │        │           │           │               
  1479.    │                   │             │        │           │         Press F9 to       
  1480.    │                   │             │        │           │         Record the        
  1481.  Press F1 to reverse   │             │        │         Press F6 to Transaction.      
  1482.  the Source and        │             │        │         insert only                   
  1483.  Paid To charges.    Press F3 to     │      Press F5    the Unpaid items              
  1484.                      view and/or     │      to insert   from the PRRT list.           
  1485.                      select from     │      any item                                  
  1486.                      accounts.       │      from the PRRT list.                       
  1487.                                      │                                                
  1488.                          Press F4 to memorize the transaction and add
  1489.                          it to the PRRT list.
  1490.  
  1491.        The Transaction Data Entry Window allows you to enter the following
  1492.        data:
  1493.  
  1494.        Amount:     Enter the amount of the transaction.  You
  1495.                    can enter any amount which is greater
  1496.                    than 0 and less than $99,999,999.99.
  1497.  
  1498.        Memo:       Enter a description of the transaction in
  1499.                    the Memo field.  When printing checks,
  1500.                    the memo field will be inserted into the
  1501.                    Paid to the order of: line on the check.
  1502.  
  1503.        Paid to:    In the Paid to field, enter the two digit
  1504.                    code for the account which is being
  1505.                    charged for the transaction.  To reverse
  1506.                    charges for the transaction, press the F1
  1507.                    key.  When you press the F1 key, the
  1508.                    Source account will change to the Paid to
  1509.                    account and the Paid to account will
  1510.                    change to the Source account.  Most
  1511.                    transactions will have the Source account
  1512.                    be a bank account or credit card, and the
  1513.                    Paid to account be an Expense.
  1514.  
  1515.  
  1516.              The following are examples of different types of
  1517.              transactions and the proper Source and Paid to
  1518.              designation;
  1519.  
  1520.  
  1521.              Using your Checking account to pay the City Utilities
  1522.              bill:
  1523.  
  1524.              Source :Checking Account (Bank Account decreases)
  1525.              Paid to :City Utilities (Expense increases)
  1526.  
  1527.              Using your Checking account to pay your Mastercard
  1528.              bill:
  1529.  
  1530.              Source :Checking Account (Bank Account decreases)
  1531.              Paid to :Mastercard (Credit Card decreases)
  1532.  
  1533.  
  1534.              Using your Mastercard to buy a new computer monitor:
  1535.  
  1536.              Source :Mastercard (Credit Card increases)
  1537.              Paid to :Computer Equipment (Expense increases)
  1538.  
  1539.              Transferring money from your Savings account to your
  1540.              Checking Account:
  1541.  
  1542.              Source :Savings Account (Bank Account decreases)
  1543.              Paid to :Checking Account (Bank Account increases)
  1544.  
  1545.              Receiving your paycheck and distributing it to other
  1546.              accounts:
  1547.  
  1548.              Source :Paycheck (Income increases)
  1549.              Paid to :Paycheck Deposit (Group Entry)
  1550.  
  1551.      (see section 6.3 for more information
  1552.        on how to handle your paycheck)
  1553.  
  1554.                    PCBUDGET does not allow you to enter
  1555.                    an Income account in the Paid to field. 
  1556.                    Logically, a transaction which involves an
  1557.                    Income will always have the Income
  1558.                    account being the Source of cash, and the
  1559.                    other account(s) will be the Paid to
  1560.                    account.  PCBUDGET recognizes this. 
  1561.                    Therefore, if you make a transaction with
  1562.                    the Paid to account as the Income, 
  1563.                    PCBUDGET will automatically switch the
  1564.                    Paid to and Source designation after you
  1565.                    press the F9 (RECORD) key.
  1566.  
  1567.        Check #:    Enter the check number if you are using
  1568.                    your checking account.  The check number
  1569.                    will automatically increment if you are
  1570.                    using the account identified by the Main
  1571.                    Checking Account Code.  To select the
  1572.                    Main Checking Account Code, pull down
  1573.                    the OPTIONS menu and select
  1574.                    Check/Print.  This account code defaults
  1575.                    to CH.
  1576.  
  1577.        Date:       The day of the month defaults to the
  1578.                    current day. The day of the month can be
  1579.                    changed within the transactions Data
  1580.                    Entry Window, and the month can be
  1581.                    changed by opening a different viewing
  1582.                    month (see section 4.2 on how to change
  1583.                    viewing months).
  1584.  
  1585.        Tax:        If the transaction is tax related, place a T
  1586.                    in the tax field.  The tax field will be
  1587.                    automatically filled in if the account code
  1588.                    entered has been defined as a Tax code
  1589.                    (see section 8.4). 
  1590.  
  1591.        Cleared:    If the transaction has already cleared your
  1592.                    bank or financial institution, type a C in
  1593.                    the Cleared field.  Usually this type of
  1594.                    transaction is a result of an unexpected
  1595.                    service charge on your bank statement, or
  1596.                    a check or transaction which the bank
  1597.                    reported but you did not record.  Most
  1598.                    transactions that you record will not yet be
  1599.                    cleared by your bank.  When you get your
  1600.                    bank statement and you wish to go back
  1601.                    and clear these transactions, pull down the
  1602.                    TRANSACTION menu and select
  1603.                    Reconcile Account.  You will then be able
  1604.                    to easily clear all transactions and verify
  1605.                    account balances.
  1606.  
  1607.  
  1608.        After all information has been entered, press the F9 key to record the
  1609.        transaction.  The transaction will appear in the transaction list in the
  1610.        order of the date of the month.
  1611.  
  1612.        Sometimes, there may be more than one way to make a transaction. 
  1613.        For example, suppose you were transferring money from your checking
  1614.        account to your savings account.  You could:
  1615.  
  1616.              1)    Select your Checking Account from the
  1617.                    Transactions menu and enter your Savings
  1618.                    Account two digit code in the Paid to
  1619.                    field.
  1620.  
  1621.              2)    Select your Savings Account from the
  1622.                    Transaction menu, then press the F1 key
  1623.                    to reverse the Source and Paid to accounts,
  1624.                    then enter your Checking Account two
  1625.                    digit code in the Source field.
  1626.  
  1627.        Both of these transactions would have the same affect on both
  1628.        accounts and would look the same in the Transaction list.
  1629.        6.2   Group Entry Transactions
  1630.  
  1631.        Since PCBUDGET uses a double entry accounting system, all
  1632.        transactions will affect at least two accounts.  For example, when you
  1633.        write a check from your checking account to pay your telephone bill
  1634.        the two accounts affected are your checking account (it decreases) and
  1635.        the Expense account setup for telephone (it increases).  There are
  1636.        some types of transactions, such as your paycheck, which will affect
  1637.        more than two accounts.  
  1638.  
  1639.        There are two methods of entering group entries.
  1640.  
  1641.        1)    One method uses the account code G0.  When the code G0 is
  1642.              entered in the Paid to field of the Transaction Data Entry
  1643.              Window, PCBUDGET allows you to separate the amount of
  1644.              the transaction into as many transactions as desired (max=15). 
  1645.              The accounts affected and the corresponding amounts for each
  1646.              account are entered as the group transaction is being made.  All
  1647.              transactions will be recorded as soon as the sum of all the
  1648.              grouped transactions add up to the original amount specified.
  1649.  
  1650.        2)    The other method uses account codes G1 through G5.  Account
  1651.              codes G1 through G5 are Programmed Group Entries. 
  1652.              Programmed group entries should be used when a certain
  1653.              transaction will always affect the same accounts and the
  1654.              amounts given for each account are relatively the same each
  1655.              time the transaction is made.  You can program group entries
  1656.              by pulling down the FILE menu and selecting Setup Group.  
  1657.  
  1658.              Lets say for example that you have an American Express card. 
  1659.              The balance of this card must be paid off every month. 
  1660.              Therefore you only need to create the accounts which will be
  1661.              affected when you use the card.  Pull down the FILE menu and
  1662.              select Setup Group.  Enter a name for the group and all account
  1663.              codes which might be affected when the group transaction is
  1664.              made.  In this example, the payment made to the American
  1665.              Express card affects up to 4 different accounts.  ME (Misc
  1666.              Expense), CL (Clothes), EN (Entertainment), and HI (Home
  1667.              Improvements).  
  1668. ┌─────────────────────────────────────┐  
  1669. │         Transaction Group 1         │██
  1670. ├─────────────────────────────────────┤██
  1671. │Group Name :American Express         │██
  1672. │    Code 1 :ME                       │██
  1673. │    Code 2 :CL                       │██
  1674. │    Code 3 :EN                       │██
  1675. │    Code 4 :HI                       │██
  1676. │    Code 5 :                         │██
  1677. │    Code 6 :                         │██
  1678. │    Code 7 :                         │██
  1679. │    Code 8 :                         │██
  1680. │    Code 9 :                         │██
  1681. │   Code 10 :                         │██
  1682. │   Code 11 :                         │██
  1683. │   Code 12 :                         │██
  1684. │   Code 13 :                         │██
  1685. │   Code 14 :                         │██
  1686. │   Code 15 :                         │██
  1687. ├─────────────────────────────────────┤██
  1688. │<F9=RECORD>  <Esc=Cancel>  <F10=Help>│██
  1689. └─────────────────────────────────────┘██
  1690.   ███████████████████████████████████████
  1691.  
  1692.  
  1693.              Press the F9 key to record the group.
  1694.  
  1695.  
  1696.              When you're ready to make a payment towards your American
  1697.              Express card, pull down the TRANSACTIONS menu and select
  1698.              your checking account.  In the Amount field enter the amount
  1699.              of the payment.  In the Paid to field enter the code G1
  1700.              (American Express should be entered automatically if you leave
  1701.              the Memo field blank).
  1702.  
  1703. ┌────────────────────────────────────────────┐  
  1704. │ Source :Checking Account              99.06│██
  1705. │ Amount :227.50                             │██
  1706. │   Memo :American Express                   │██
  1707. │Paid To :G1                                 │██
  1708. │Check # :0121                               │██
  1709. │   Date :01                                 │██
  1710. │    Tax :                                   │██
  1711. │Cleared :                                   │██
  1712. ├────────────────────────────────────────────┤██
  1713. │    <F9=RECORD>  <Esc=Cancel>  <F10=Help>   │██
  1714. └────────────────────────────────────────────┘██
  1715.   ██████████████████████████████████████████████
  1716.  
  1717.  
  1718.              When you press the F9 key to record the transaction you will
  1719.              get another data entry window which looks like:
  1720.  
  1721.  
  1722.  
  1723.  
  1724. ┌─────────────────────────────────────────┐  
  1725. │    American Express             227.50  │██
  1726. │ ME Misc Expense           : 0.00        │██
  1727. │ CL Clothes                : 0.00        │██
  1728. │ EN Entertainment          : 0.00        │██
  1729. │ HI Home Improvement       : 0.00        │██
  1730. ├─────────────────────────────────────────┤██
  1731. │  <F9=RECORD>  <Esc=Cancel>  <F10=Help>  │██
  1732. └─────────────────────────────────────────┘██
  1733.   ███████████████████████████████████████████
  1734.  
  1735.  
  1736.              Now you can enter the amount which should be applied to each
  1737.              account.  The total amount of all accounts should equal the
  1738.              original amount specified (in this case it's $227.50).  To get a
  1739.              total of the amounts you can press the F5 key.  The information
  1740.              bar will tell you the total amount each account added together.
  1741.  
  1742.              Now when you press the F9 key, all transactions will be
  1743.              recorded.
  1744.  
  1745.              Sometimes there may be payments towards your Group Entry
  1746.              which don't affect all the accounts setup for the group.  In these
  1747.              cases you can simply enter an amount of $0.  PCBUDGET will
  1748.              automatically ignore the transaction using that account code.  
  1749.  
  1750.  
  1751.        The next section Paycheck discusses a convenient way to handle your
  1752.        paycheck using Programmed Group Entries.
  1753.  
  1754.       6.3   Paycheck
  1755.  
  1756.        The most accurate method of recording your paycheck is to identify
  1757.        and create all accounts which are affected when you receive your
  1758.        check.
  1759.  
  1760.        For example, suppose your paycheck is as follows:
  1761.  
  1762.  
  1763.                          GROSS PAY : 1000.00      (Income)
  1764.                      FEDERAL TAXES : 280.00       (Expense)
  1765.                            F.I.C.A : 75.00        (Expense)
  1766.                        STATE TAXES : 45.00        (Expense)
  1767.               COMPANY SAVINGS PLAN : 80.00        (Bank Account)
  1768.                            PENSION : 10.00        (Bank Account)
  1769.             COMPANY LIFE INSURANCE : 4.00         (Expense)
  1770.  
  1771.                            NET PAY : 506.00
  1772.  
  1773.  
  1774.        The first thing you should do is create an Income account.  You can
  1775.        call it 'Salary' or anything like that.  Next, you should create an
  1776.        account for each of the items which are deducted from your 'Salary'. 
  1777.        Therefore, if the above example is similar to your paycheck, you should
  1778.        create the Expense account FEDERAL TAXES, FICA, STATE
  1779.        TAXES, and COMPANY LIFE INSURANCE.  You should also
  1780.        create the Bank Accounts COMPANY SAVINGS PLAN, and
  1781.        PENSION.  Company Savings Plan and Pension can be  considered
  1782.        Bank Accounts or Asset Accounts.  The bottom line here is that these
  1783.        accounts have a value which increase each time you get paid.
  1784.  
  1785.        After all accounts have been created, pull down the FILE menu and
  1786.        select Setup Group.  If this is the first group you are creating, enter a
  1787.        1 (for Group Number 1).  You will then be allowed to specify which
  1788.        accounts will be affected by group 1.  Enter all the account codes
  1789.        which are affected by your paycheck. 
  1790.  
  1791.  
  1792.  
  1793.  
  1794.  
  1795.  
  1796.  
  1797.  
  1798.  
  1799.  
  1800.  
  1801.  
  1802.  
  1803. ┌─────────────────────────────────────┐  
  1804. │         Transaction Group 1         │██
  1805. ├─────────────────────────────────────┤██
  1806. │Group Name :Paycheck                 │██
  1807. │    Code 1 :FT                       │██
  1808. │    Code 2 :FI                       │██
  1809. │    Code 3 :ST                       │██
  1810. │    Code 4 :CS                       │██
  1811. │    Code 5 :PE                       │██
  1812. │    Code 6 :IS                       │██
  1813. │    Code 7 :CH                       │██
  1814. │    Code 8 :SV                       │██
  1815. │    Code 9 :                         │██
  1816. │   Code 10 :                         │██
  1817. │   Code 11 :                         │██
  1818. │   Code 12 :                         │██
  1819. │   Code 13 :                         │██
  1820. │   Code 14 :                         │██
  1821. │   Code 15 :                         │██
  1822. ├─────────────────────────────────────┤██
  1823. │<F9=RECORD>  <Esc=Cancel>  <F10=Help>│██
  1824. └─────────────────────────────────────┘██
  1825.   ███████████████████████████████████████
  1826.  
  1827.  
  1828.        You should keep in mind that the account(s) which receive your NET
  1829.        PAY must also be accounted for.  For example, if your NET PAY is
  1830.        usually deposited into your Checking Account, then your Checking
  1831.        Account should also be one of the accounts in the Group.  If
  1832.        sometimes you deposit some of the NET PAY into your Checking
  1833.        Account and some of it into your Savings Account or other bank
  1834.        account, then you should include both accounts as part of the Group.
  1835.  
  1836.        There probably are times when you receive cash back from your check. 
  1837.        For example, you get paid and go to the bank and deposit some of it
  1838.        in checking, maybe some in savings, and perhaps $50 or so you get
  1839.        back and put in your pocket.  You'll have to account for that $50.  Ask
  1840.        yourself what you're going to do with it.  Does it just get spent on
  1841.        miscellaneous things that arise?  If so, you might just charge it to ME
  1842.        (Misc Expense).  Are you getting cash because you're going out of
  1843.        town for a long weekend or holiday?  In this case you may want to
  1844.        charge it to EN (Entertainment).  In any event, you may want to
  1845.        include in the Group the account codes for these types if cash
  1846.        withdrawals.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.        To record your paycheck, select your Income account from the
  1854.        TRANSACTIONS menu (that's the one called 'Salary' which you've
  1855.        created).  Enter the GROSS amount of your check in the Amount
  1856.        field.  Next, enter the code 'G1' (Group Entry 1) in the Paid To field
  1857.        and press F9.
  1858.  
  1859.  
  1860. ┌────────────────────────────────────────────┐  
  1861. │ Source :Salary                        99.06│██
  1862. │ Amount :1000.00                            │██
  1863. │   Memo :Paycheck                           │██
  1864. │Paid To :G1                                 │██
  1865. │Check # :                                   │██
  1866. │   Date :01                                 │██
  1867. │    Tax :                                   │██
  1868. │Cleared :                                   │██
  1869. ├────────────────────────────────────────────┤██
  1870. │    <F9=RECORD>  <Esc=Cancel>  <F10=Help>   │██
  1871. └────────────────────────────────────────────┘██
  1872.   ██████████████████████████████████████████████
  1873.  
  1874.  
  1875.  
  1876.        When you press the F9 key to record the transaction you will get
  1877.        another data entry window which looks like:
  1878.  
  1879.  
  1880. ┌─────────────────────────────────────────┐  
  1881. │    Paycheck                    1000.00  │██
  1882. │ FT Federal Taxes          : 280.00      │██
  1883. │ FI F.I.C.A                : 75.00       │██
  1884. │ ST State Taxes            : 45.00       │██
  1885. │ CS Company Savings Plan   : 80.00       │██
  1886. │ PE Pension Plan           : 10.00       │██
  1887. │ IS Company Life Insurance : 4.00        │██
  1888. │ CH Checking Account       : 456.00      │██
  1889. │ SV Savings Account        : 50.00       │██
  1890. ├─────────────────────────────────────────┤██
  1891. │  <F9=RECORD>  <Esc=Cancel>  <F10=Help>  │██
  1892. └─────────────────────────────────────────┘██
  1893.   ███████████████████████████████████████████
  1894.  
  1895.  
  1896.        Enter each amount next to its corresponding account name.  Press the
  1897.        F9 key and all transactions will be recorded.
  1898.  
  1899.        PCBUDGET will remember the values entered whenever you use a
  1900.        Programmed Group Entry.  Therefore, if your paycheck never changes
  1901.        (or seldom changes) you should only have to enter the numbers once. 
  1902.        The next time you use the Group the values will default to those used
  1903.        previously.
  1904.       6.4   Modifying Transactions
  1905.  
  1906.        To edit a transaction, pull down the REPORTS menu and select
  1907.        Transaction List, or if you are currently making transactions, press the
  1908.        ESC key to erase the Transaction Data Entry Window.  Press the F1
  1909.        key and then move the highlight bar to the transaction you wish to
  1910.        edit.  If you wish to delete the transaction, press the F5 key. 
  1911.        Otherwise, press the F1 key again.  When the transaction appears in
  1912.        the Data Entry Window, change the desired items and then press the
  1913.        F9 key to record the changes.
  1914.  
  1915.        You can modify or delete a transaction in the viewing month or in a
  1916.        previous month.  When you modify or delete a transaction in a
  1917.        previous month all account balances for both accounts affected will be
  1918.        updated and transferred forward to the current month.
  1919.  
  1920.  
  1921.        6.5   Automatic Transaction Entry
  1922.  
  1923.        Transactions can be entered into the Transaction Data Entry Window
  1924.        automatically by using the F5 or F6 key.  Before these keys can be
  1925.        used, however, the Payment Reminder or Recurring Transaction
  1926.        (PRRT) list must have entries in it.  You can add items to the PRRT
  1927.        list one of two ways.
  1928.  
  1929.        The first and easiest way to add items to the PRRT list is to insert
  1930.        them as you are making transactions.  When you're making a
  1931.        transaction, just prior to pressing the F9 key to record the transaction,
  1932.        press the F4 key.  This will automatically add the item to the PRRT
  1933.        list.  An item added this way will show up as being due again the
  1934.        following month on the same day with 7 days notice before a reminder
  1935.        is posted.
  1936.  
  1937.        The other way to add items to the PRRT list is to manually enter them
  1938.        in the PAYMENT REMINDERS screen.  See section 9.1 PAYMENT
  1939.        REMINDERS for more information on entering through the
  1940.        PAYMENT REMINDER screen.
  1941.  
  1942.        After items have been placed in the PRRT list, pressing the F5 key
  1943.        will insert them automatically into the Transaction Data Entry
  1944.        Window.  After the transaction has been recorded, the item in the
  1945.        PRRT list will be marked as Paid for that month.  Pressing the F6 key
  1946.        will insert only those PRRT items which have not been marked as
  1947.        Paid.  Therefore, if all of your monthly bills are placed in the PRRT
  1948.        list, you need only press the F6 key and enter the correct amount. 
  1949.        After all PRRT items have been marked as Paid, PCBUDGET will
  1950.        beep whenever the F6 key is pressed.
  1951.  
  1952.       6.6   Reconciling Accounts
  1953.  
  1954.        Reconciling an account will verify that the bank balance (shown on
  1955.        your bank statement) and the PCBUDGET balance agree. 
  1956.        RECONCILE ACCOUNT will gather all uncleared transactions for
  1957.        the given year and add the amount to the current balance in that
  1958.        account (deposits are subtracted).  The resulting total should be equal
  1959.        to the balance shown on your bank statement.  An uncleared
  1960.        transaction is a transaction which does not have a C placed next to it
  1961.        in the left most column of the transaction list.
  1962.  
  1963.        For example, suppose your current checking account balance
  1964.        (according to PCBUDGET) is $100.  PCBUDGET will start with $100
  1965.        and begin to add all the uncleared transactions which have reduced
  1966.        your checking account balance (Withdrawals).  The reason the
  1967.        transactions are added to the current balance is because your bank
  1968.        does not know they have occurred yet.  Therefore the your bank will
  1969.        think that your balance is much higher than it really is.  Likewise,
  1970.        PCBUDGET will total all uncleared transactions which have increased
  1971.        the balance in your checking account (deposits).  The total of these
  1972.        transactions will be subtracted from your current checking account
  1973.        balance.  In this case, your bank does not know yet that the deposit has
  1974.        taken place and therefore they think you have less than what you really
  1975.        have.  This results in:
  1976.  
  1977.  
  1978. Bank Balance = Current Balance + Uncleared Withdrawals - Uncleared Deposits
  1979.  
  1980.  
  1981.   File  Transactions  Reports  Budgets  Graphs  Options  Help                   
  1982.  C  Date  Chck Description                      Debits      Credits             
  1983. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1984. ║  Sep 03 0107 Visa                              60.68                          
  1985. ║  Sep 04      Misc Exp. (Money Machine)        100.00                         ▒
  1986. ║  Sep 10 0108 Dr. Bennett M.D.                  65.00                         ▒
  1987. ║  Sep 15 0109 Hill Town Hardware                17.69                         ▒
  1988. ║  Sep 23 0110 The Computer Warehouse           138.50                         ▒
  1989. ║  Oct 02 0111 Jill's clothing outlet            10.00                         ▒
  1990. ║  Oct 02      Paycheck                                     1241.86            ▒
  1991. ║  Oct 02      Transfer to Savings              100.00                         ▒
  1992. ║  Oct 05 0112 TV Cable Company                  24.03                         ▒
  1993. ║  Oct 05 0113 Waterfall Electric               123.12                         ▒
  1994. ║  Oct 05 0114 Allstatement Insurance           265.27                         ▒
  1995. ║                                                                              ▒
  1996. ║                                                                              ░
  1997. ║                                                                              ▒
  1998. ║                                                                              ▒
  1999. ║                                                                              ▒
  2000. ║                                                                              ▒
  2001. ║                                                                              ▒
  2002. ║                                                                               
  2003. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2004.  1991                      October 25, 1991   3:55 pm       Viewing: September  
  2005.  F1=MODIFY  Press [ENTER] to clear transaction.     Bank Balance:      131.98   
  2006.                                                                           │     
  2007.                                          This balance should agree        │     
  2008.                                          with your bank statement ────────┘     
  2009.  
  2010.        To reconcile an account, pull down the TRANSACTIONS menu and
  2011.        select Reconcile Account.  Then select the account you wish to
  2012.        reconcile.  The reconcile screen will appear similar to the one shown
  2013.        above.
  2014.  
  2015.        If no transactions exist for the selected account or all transactions have
  2016.        already been cleared (i.e. a C has been placed in all transactions for
  2017.        the given account), you will receive a message stating that all
  2018.        transactions have been cleared and that a reconcile is not required.
  2019.  
  2020.        The reconcile screen is slightly different from the normal transaction
  2021.        list which you may be used to seeing.  The reconcile screen only
  2022.        displays the uncleared transactions which used the account selected. 
  2023.        The reconcile screen displays all withdrawals from your checking
  2024.        account in the Debit column and all deposits into your checking
  2025.        account in the Credit column.  This format should more closely
  2026.        resemble your bank statement.
  2027.  
  2028.        To begin clearing transactions, simply use the arrow keys to move to
  2029.        the transaction which matches your bank statement and press the
  2030.        [Enter] key.  If the transaction has an error in it, you can press the F1
  2031.        key to modify the transaction.  You can modify the check number,
  2032.        memo, and the amount.  Press the F9 key to record the modifications. 
  2033.        
  2034.  
  2035.        You will notice that as transactions are cleared, the bank balance
  2036.        shown at the bottom left corner of the screen changes.  Clearing a
  2037.        Withdrawal will subtract that amount, clearing a deposit adds that
  2038.        amount.  After all transactions have been cleared, the bank balance
  2039.        shown at the bottom right of the screen should agree with the bank
  2040.        balance shown on your statement.
  2041.  
  2042.        If difference exists, you can look for:
  2043.  
  2044.              Service charges that haven't been entered into
  2045.              PCBUDGET.
  2046.  
  2047.              Errors in numeric entry.  If the error is off by 9 cents or
  2048.              9 dollars you probably have two numbers transposed. 
  2049.              For example you may have 10.54 entered when the
  2050.              actual value was 10.45.  Or, you may have 34.20 when
  2051.              the correct value is 43.20.
  2052.              
  2053.        If errors still exist, you may have entered an incorrect balance for the
  2054.        account when you first started PCBUDGET.  If the is the first time
  2055.        you have reconciled the account this is probably the problem. 
  2056.        Determine how much you are off by and then pull down the
  2057.        REPORTS menu and select Account Balances.  Press F1 to modify the
  2058.        account.  Adjust the Y-T-D balance up or down depending on how
  2059.        much the account is off by.  After you have adjusted the account go
  2060.        back an reconcile the account again.  This time the bank balance
  2061.        should agree.  If the balance is off by twice as much as it was before,
  2062.        you adjusted the account in the wrong direction.  Go back to Account
  2063.        Balances and adjust the account the other way.
  2064.  
  2065.        When reconciling credit cards the same procedure is followed.  The
  2066.        method of computing the credit card balance is reversed however.  For
  2067.        a credit card, the current balance (PCBUDGET balance) is used as a
  2068.        starting point.  Then all uncleared transactions which use the card to
  2069.        make purchases are subtracted from the current balance.  All
  2070.        uncleared transactions which apply payments toward the credit card
  2071.        are added to the current balance.  The result should be equal to the
  2072.        balance as seen by your credit card company.
  2073.  
  2074.        Don't be alarmed if a transactions doesn't appear in the reconcile list
  2075.        which appears in your bank statement.  You may have already cleared
  2076.        the transaction.  For example, suppose you withdraw $100 from your
  2077.        checking account and place it in your savings account.  If you reconcile
  2078.        your savings account first, you will probably clear the deposit of $100
  2079.        into your savings account.  Then if you go to clear your checking
  2080.        account, the checking account bank statement will show a withdrawal
  2081.        of $100 but the reconcile list will not display that transaction.  This is
  2082.        because it has already been cleared when you cleared your savings
  2083.        account.
  2084.  
  2085.        When you start a new year all uncleared transactions get recorded to
  2086.        your data file.  Therefore, when you reconcile an account early in a
  2087.        year you can view and clear the transactions from the previous year. 
  2088.        After the transaction has been cleared you will no longer be able to
  2089.        view the transaction.
  2090. 7.0   BUDGETS
  2091.  
  2092.        PCBUDGET provides multiple methods of reporting and viewing the
  2093.        budgets of the accounts on your data file.  Cost Budgets can be
  2094.        prepared for every account on your data file.  The Profit Budget
  2095.        reports your actual vs. projected income and expenses.  The Cash
  2096.        Budget allows you to view how much cash will be required to meet
  2097.        expenses, payments to debt, and transfers to bank accounts.  The
  2098.        Budgeted Cash Flow reports how well you met your cash flow needs
  2099.        and requirements.
  2100.  
  2101.        The budgets which report actual vs. projected amounts also will report
  2102.        the variance.  Variance is the deviation of the actual result from the
  2103.        projected or budgeted result.  All variances are favorable F or
  2104.        unfavorable U.  You will notice while viewing your budgets the F and
  2105.        U placed in the right most column of the budgeted report.  A favorable
  2106.        F result indicates that you were on or better than the budgeted amount
  2107.        for that account or accounts.  An unfavorable U result, however,
  2108.        indicates that you failed to meet the budgeted amount.
  2109.  
  2110.  
  2111.       7.1   Cost Budgets
  2112.  
  2113.        Cost Budgets, by definition are the monthly budgeted amounts for all
  2114.        expenses.  As well as expenses, PCBUDGET allows the monthly
  2115.        budgeted amounts to be made for all types of accounts. These budgets
  2116.        allows you to view the actual vs. budgeted amounts for any account
  2117.        over the entire year.  When the Cost Budget is viewed for the first
  2118.        time, the budget amounts are equal to the budgeted amounts specified
  2119.        when the account was created.  Pull down the BUDGETS menu and
  2120.        select Cost Budgets.  A listing of all created accounts will display in a
  2121.        window.  Select the account which you wish to budget.
  2122.  
  2123.             Cost Budgets         Actual     Budget    Variance    
  2124.             ══════════════════════════════════════════════════════
  2125.                                                                   
  2126.                ───── City Utilities ─────                         
  2127.                                                                   
  2128.                    January        187.00     175.00       12.00 U 
  2129.                    February       170.00     175.00        5.00 F 
  2130.                    March          160.00     175.00       15.00 F 
  2131.                    April          210.00     175.00       35.00 U 
  2132.                    May            200.00     175.00       25.00 U 
  2133.                    June           190.00     175.00       15.00 U 
  2134.                    July           175.00     175.00        0.00 F 
  2135.                    August         180.00     175.00        5.00 U 
  2136.                    September      180.00     175.00        5.00 U 
  2137.                    October         89.60     175.00       85.40 F 
  2138.                    November         0.00     175.00      175.00 F 
  2139.                    December         0.00     175.00      175.00 F 
  2140.                                ─────────  ─────────  ──────────   
  2141.                    Totals        1741.60    2100.00      358.40 F 
  2142.                               ══════════  ═════════  ══════════   
  2143.  
  2144.        In this example, we have chosen to budget the City Utilities Account. 
  2145.        When we created the account, we specified a monthly budget of
  2146.        $175.00.  Therefore, all months display the $175 budget.  From here,
  2147.        we can modify the budgets of the individual months by pressing the F1
  2148.        key.  With the arrow keys, move to the month you wish to change and
  2149.        enter the new value.  Press the F9 key to record the budget amounts.
  2150.  
  2151.        The actual amount is the amount of activity for that account during the
  2152.        month.  This is important to remember when you are budgeting things
  2153.        like Credit Cards and Bank Accounts. 
  2154.  
  2155.        For example, suppose you wanted to save $150 dollars every month in
  2156.        your savings account.  To do this, the NET increase in your savings
  2157.        account should be $150, therefore the budget should be a plus $150. 
  2158.        At the same time, suppose you have a large balance on your credit
  2159.        card, and you would like to see the balance decrease by $100 each
  2160.        month.  To do this, the NET decrease should be $100, and the
  2161.        budgeted amount would be a minus $100 (or -$100).  If you enter a
  2162.        plus $100 for your credit card budget, that would mean that you expect
  2163.        the credit card balance to increase.  For most people, this is
  2164.        undesirable.  The only advantage of this is it would free up more cash
  2165.        for you to use on expenses, or to pay off other credit cards or debt. 
  2166.        Remember that Assets and Bank Accounts are treated alike, and
  2167.        Credit Cards and Liabilities are treated alike.
  2168.  
  2169.  
  2170.        7.2   Profit Budget
  2171.  
  2172.        The Profit Budget (also called Budgeted Income and Expenses)
  2173.        displays the actual vs. budgeted profit for your household for the given
  2174.        month.  This net profit (or loss), is the amount of change in your Net
  2175.        Worth.  Therefore, if all your Cost Budgets for your Expenses and
  2176.        Incomes have been entered and are correct, and the Profit Budget
  2177.        displays a positive Net Income, your Net Worth should increase by that
  2178.        amount.  You may ask yourself, where does the rest of the money go? 
  2179.        Well, you should notice that the Profit Budget does not include your
  2180.        payments to your credit cards, principle toward your mortgage
  2181.        payment, or the amount of money you wish to put into savings each
  2182.        week.  All of these items (increases in assets and decreases in
  2183.        liabilities) are those which will increase your Net Worth, and this
  2184.        should be the goal of every household.  If your Profit Budget shows a
  2185.        negative Net Income, verify that you have estimated your monthly
  2186.        income properly.  Also, check that each Budgeted Expense has been
  2187.        estimated properly.  When your actual expenses are less then your
  2188.        budgeted expenses, PCBUDGET will place an F for Favorable next to
  2189.        that expense.  On the other hand, if your actual expense is greater than
  2190.        the budgeted, then PCBUDGET will place a U for Unfavorable next
  2191.        to the account.  Your income will also display Favorable and
  2192.        Unfavorable results.
  2193.  
  2194.       7.3   Cash Budget
  2195.  
  2196.        The Cash Budget is a detailed plan of future cash flows.  It has two
  2197.        primary elements, cash inflows and cash outflows.  Cash inflows are
  2198.        provided from income.  Cash outflows are made up of expenses,
  2199.        payments made to decrease debt, and payments made to increase Bank
  2200.        accounts and other Assets.
  2201.  
  2202. Cash Budget                     September     October    November    December
  2203. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  2204. Raymond Smith                                                                
  2205. Cash Budget                                                                  
  2206. Period ending December 31, 1991                                              
  2207.  
  2208. Beginning Cash Balance               0.00      -35.00      -70.00      -55.00
  2209.                                                                              
  2210. Sources of Cash Inflows                                                      
  2211.                                                                              
  2212. Misc Income                          0.00        0.00        0.00        0.00
  2213. Paycheck                          1350.00     1350.00     1400.00     1550.00
  2214.                               ─────────── ─────────── ─────────── ───────────
  2215. Total Cash Inflows                1350.00     1350.00     1400.00     1550.00
  2216.                               ─────────── ─────────── ─────────── ───────────
  2217.                                                                              
  2218. Sources of cash outflows                                                     
  2219.                                                                              
  2220. Misc Expense                         0.00        0.00        0.00        0.00
  2221. City Utilities                     175.00      175.00      175.00      175.00
  2222. Groceries                          250.00      250.00      250.00      250.00
  2223. Finance Charge                     600.00      600.00      600.00      600.00
  2224.                               ─────────── ─────────── ─────────── ───────────
  2225. Total cash expenses               1025.00     1025.00     1025.00     1025.00
  2226.                               ─────────── ─────────── ─────────── ───────────
  2227. Visa                               100.00      100.00      100.00      100.00
  2228.                               ─────────── ─────────── ─────────── ───────────
  2229. Total payments to credit cards     100.00      100.00      100.00      100.00
  2230.                               ─────────── ─────────── ─────────── ───────────
  2231. Home Mortgage                      110.00      110.00      110.00      110.00
  2232.                               ─────────── ─────────── ─────────── ───────────
  2233. Total payments to other debt       110.00      110.00      110.00      110.00
  2234.                               ─────────── ─────────── ─────────── ───────────
  2235. Checking Account                     0.00        0.00        0.00        0.00
  2236. Savings Account                    100.00      100.00      100.00      100.00
  2237. IRA Account                         50.00       50.00       50.00       50.00
  2238.                               ─────────── ─────────── ─────────── ───────────
  2239. Ttl payments to bank accounts      150.00      150.00      150.00      150.00
  2240.                               ─────────── ─────────── ─────────── ───────────
  2241. Personal Property                    0.00        0.00        0.00        0.00
  2242.                               ─────────── ─────────── ─────────── ───────────
  2243. Total payments to other assets       0.00        0.00        0.00        0.00
  2244.                               ─────────── ─────────── ─────────── ───────────
  2245. Total Cash Outflows               1385.00     1385.00     1385.00     1385.00
  2246.                               ─────────── ─────────── ─────────── ───────────
  2247.                                                                              
  2248. Ending cash balance                -35.00      -70.00       15.00      110.00
  2249.                               ═══════════ ═══════════ ═══════════ ═══════════
  2250.  
  2251.  
  2252.  
  2253.        The Beginning Cash Balance used by the Cash Budget is the balance
  2254.        of the account identified by the Main Checking Account Code. 
  2255.        PCBUDGET assumes that payments to the Sources of Cash Outflows
  2256.        originate from this account.  To change this account code, pull down
  2257.        the OPTIONS menu and select Check/Print.
  2258.  
  2259.        7.4   Budgeted Cash Flows
  2260.  
  2261.        The Budgeted Cash Flow is similar to the Cash Budget, except that it
  2262.        reports the actual vs. projected cash flow for the current viewing
  2263.        month.
  2264.  
  2265. 8.0   REPORTS
  2266.  
  2267.        To select reports, pull down the REPORTS menu and select the report
  2268.        you wish to view.
  2269.  
  2270.  
  2271.        8.1   Personal Net Worth
  2272.  
  2273.        PCBUDGET will calculate your net worth automatically every time
  2274.        you select Personal Net Worth.  Your Personal net worth reports all of
  2275.        your Bank Accounts, Assets, Liabilities, and Credit Cards.  Your net
  2276.        worth is defined as your total assets and bank accounts minus your
  2277.        total liabilities and credit cards.
  2278.  
  2279.  
  2280.        8.2   Income and Expense
  2281.  
  2282.        The Income and Expense report reports all of your monthly and year-
  2283.        to-date income and expenses.
  2284.  
  2285.        8.3   Account Balances
  2286.  
  2287.        To view your account balances, pull down the REPORTS menu and
  2288.        select Account Balances.  This selection displays all accounts currently
  2289.        in your data file.  It displays the name of the account, the type of
  2290.        account, the account code, the balance for the viewing month, and the
  2291.        year-to-date balance.  To edit an account name, balance, code, or to
  2292.        delete an account, press the F1 key.  
  2293.  
  2294.  
  2295.       8.4   Federal Income Tax Estimator
  2296.  
  2297.        This selection allows you to estimate your personal Federal Income
  2298.        Taxes.  To record your filing status, number of exemptions, and which
  2299.        account codes are being used for taxable categories, pull down the
  2300.        OPTIONS menu and select Tax ID Codes:
  2301.  
  2302. ┌───────────────────────────────────────────────┐  
  2303. │                       INCOME                  │██
  2304. │                  Gross Income from your W2 :  │██
  2305. │                 Gross Income from other W2 :  │██
  2306. │            Interest Income from all 1099's :  │██
  2307. │                            Dividend Income :  │██
  2308. │Taxable refunds of state/local income taxes :  │██
  2309. │                           Alimony received :  │██
  2310. │            Net profit/loss from schedule C :  │██
  2311. │          Capital gain/loss from schedule D :  │██
  2312. │             Total taxable IRA distribution :  │██
  2313. │ Total Taxable pension/annuity distribution :  │██
  2314. │            Rents royalties from schedule E :  │██
  2315. │                Farm income from schedule F :  │██
  2316. │           Taxable social security benefits :  │██
  2317. │                      Other income not above:  │██
  2318. ├───────────────────────────────────────────────┤██
  2319. │      <F9=RECORD>  <Esc=Cancel>  <F10=Help>    │██
  2320. └───────────────────────────────────────────────┘██
  2321.    ████████████████████████████████████████████████
  2322.  
  2323.        Enter the two digit account code for each item that applies to your
  2324.        Personal Federal Income Tax.  You can press the F3 key to view all
  2325.        account codes.  
  2326.  
  2327.        To estimate your Personal Federal Income Tax, pull down the
  2328.        REPORTS menu and select Tax Estimator.  Enter the amount(s) of
  2329.        income, adjustments to income, and itemized deductions on each line
  2330.        as they apply.  If you have identified an account code for a taxable
  2331.        item, the amount of each item will be the total amount PCBUDGET
  2332.        has recorded to date.  If you are estimating your taxes to the year end,
  2333.        PCBUDGET will take the year-to-date figure, and based on that, it
  2334.        will estimate the year end amount.  For example, suppose it is the end
  2335.        of August (243 days into the year), and you have identified an income
  2336.        account code in the TAX ID CODES and its year to date amount is
  2337.        $23,000.  PCBUDGET will compute the estimated year end income to
  2338.        be $34,546 (23000 / 243 * 365).
  2339.  
  2340.        If you do not have your TAX ID CODES identified, the Tax Estimator
  2341.        can still be used.  All data, however, will have to be entered manually. 
  2342.        
  2343.  
  2344.        Tax laws are always changing.  PCBUDGET Version 2.4 was written
  2345.        around the 1991 tax laws.  The file on your program disk named
  2346.        PCBUDGET.TAX contains the tax tables for the 1991 tax year.  If the
  2347.        tax laws change for 1991, a new version of PCBUDGET or a new
  2348.        PCBUDGET.TAX file will be available to accommodate the new tax
  2349.        laws.
  2350.  
  2351. 9.0   ADVANCED FEATURES
  2352.  
  2353.  
  2354.        9.1   Payment Reminders Recurring Transactions (PRRT) 
  2355.  
  2356.        To view and/or add items to the PRRT list, pull down the REPORTS
  2357.        menu and select Payment Reminders.  Items in the PRRT list are those
  2358.        transactions which are made on a regular basis or those which you wish
  2359.        to be alerted of when they become due.  When making transactions,
  2360.        press the F5 or F6 key to automatically insert PRRT items into the
  2361.        transaction input window.  This payment will then be marked as Paid. 
  2362.        When PCBUDGET first runs, it looks at the unpaid bills which are
  2363.        due at that time.  PCBUDGET will then alarm you that there are bills
  2364.        which need to be paid in the Enter date Data Entry Window.
  2365.  
  2366.  
  2367.   File  Transactions  Reports  Budgets  Graphs  Options  Help                   
  2368.  Payment Reminder              JFMAMJJASOND  Due Ntc Code     Amount  Source    
  2369. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  2370. ║City Utilities                     PPPPXXX   15  7   CU       89.60    CH      
  2371. ║                                                                              ░
  2372. ║              ┌────────────────────────────────────────┐                      ▒
  2373. ║              │ Bill Payment :                         │██                    ▒
  2374. ║              │         Code :                         │██                    ▒
  2375. ║              │     Date due :                         │██                    ▒
  2376. ║              │  Days notice :                         │██                    ▒
  2377. ║              │       Amount :                         │██                    ▒
  2378. ║              │  Auto Source :                         │██                    ▒
  2379. ║              │Paid in Month :         XXX             │██                    ▒
  2380. ║              │               JFMAMJJASOND             │██                    ▒
  2381. ║              ├────────────────────────────────────────┤██                    ▒
  2382. ║              │  <F9=RECORD>  <Esc=Cancel>  <F10=Help> │██                    ▒
  2383. ║              └────────────────────────────────────────┘██                    ▒
  2384. ║                ██████████████████████████████████████████                    ▒
  2385. ║                                                                              ▒
  2386. ║                                                                              ▒
  2387. ║                                                                              ▒
  2388. ║                                                                               
  2389. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2390.  1991                      October 01, 1991   8:50 pm       Viewing: October    
  2391.  F9:RECORD Payment reminder      Total Bills due in October is 89.60            
  2392.  
  2393.  
  2394.        The bottom right-hand corner of the PRRT list displays the total
  2395.        amount due for the given month.  
  2396.  
  2397.        To modify or delete items from the PRRT list, cancel the PRRT Data
  2398.        Entry Window by pressing the ESC key, then press the F1 key and
  2399.        move the highlight bar to the PRRT item you wish to modify or delete. 
  2400.        To delete the item, press the F5 key.  Otherwise, to modify the item
  2401.        press the F1 key again and make the necessary modifications, then
  2402.        press the F9 key to record the changes.
  2403.  
  2404.        You can add items to the PRRT list automatically when making
  2405.        transactions by pressing the F4 key just prior to recording the
  2406.        transaction.  Adding an item this way will set the Date due to the date
  2407.        entered in the Transaction Data Entry Window and the Days notice
  2408.        will be set to 7.
  2409.  
  2410.        If you wish the transaction to automatically occur when the payment
  2411.        becomes due, enter a Source code in the Auto Source field.  The Source
  2412.        code is the account which will provide for the source of funds to make
  2413.        the payment.  For example, your bank may automatically withdraw
  2414.        money from your checking account each month to pay a certain loan
  2415.        or other bill payment.  In this case, the Auto Source is the account
  2416.        code for your checking account.  The Code field is the Paid to account
  2417.        for the transaction.  Therefore, if the payment is payment toward a
  2418.        loan, the Code field should contain the loan code (L1-L8) which
  2419.        identifies that loan.  If the payment is paying an expense account, then
  2420.        the Code field should contain the account code for the expense account
  2421.        being charged.
  2422.  
  2423.        In the example above, a PRRT item has been setup for the 'City
  2424.        Utilities' bill.  In this example, the 'City Utilities' expense has the
  2425.        account code of CU.  The payment is due on the 15th of the month
  2426.        with 7 days notice.  As soon as a date is entered which is within 7 days
  2427.        of the 15th of the month, this payment will automatically take place. 
  2428.        A transaction will show up in the Transactions window which shows a
  2429.        withdrawal from your checking account (account code CH) and paid
  2430.        to the 'City Utilities' account (account code CU) for the amount of
  2431.        $89.60.
  2432.  
  2433.  
  2434.        9.2   Mailing List
  2435.  
  2436.        To view and/or add items to your mailing list, pull down the
  2437.        REPORTS menu and select Mailing List.  If the first 15 characters of
  2438.        the first line of the mailing list item is the same as an Account Name
  2439.        on your data file, this mailing list item will be automatically inserted
  2440.        when you print a check.  Press the F3 key to view all accounts which
  2441.        are currently on your data file.  Press the F1 key to edit or delete a
  2442.        mailing list item.
  2443.  
  2444.        When a mailing list item is displayed in the Data Entry Window, you
  2445.        can,
  2446.  
  2447.              Press the F1 key to print the item on an envelope.
  2448.  
  2449.              Press the F5 key to print the item on a label.
  2450.  
  2451.              Press the F9 key to record the new or modified item.
  2452.  
  2453.        When printing a mailing list item on an envelope, your return address
  2454.        can also be printed if you have entered your name and address.  To
  2455.        enter your name and address, pull down the OPTIONS menu and
  2456.        select Name and Address.  If you do not want a return address printed
  2457.        on the envelope, pull down the OPTIONS menu and select
  2458.        Check/Print.  
  2459.  
  2460.  
  2461.        9.3   Search for items
  2462.  
  2463.        To search the viewing month for any particular sequence of characters,
  2464.        pull down the REPORTS menu and select Search for Items. 
  2465.        PCBUDGET will search all transactions for the sequence of characters
  2466.        that you have specified.  To search for TAX ITEMS, press the F5 key. 
  2467.        PCBUDGET will search for all transactions marked with a T in the tax
  2468.        column.
  2469.  
  2470.  
  2471.       9.4   Loan Amortization
  2472.  
  2473.        To generate a loan amortization schedule, pull down the REPORTS
  2474.        menu and select Loan Amortization.  You must enter the amount of
  2475.        the loan, the length of the loan, the interest rate percentage, and the
  2476.        first payment you want to be display.
  2477.  
  2478.        The maximum number of months allowed is 360 months (30 years). 
  2479.        Depending on what type of computer you have, the speed to determine
  2480.        360 loan payments will vary, but may take up to 60 seconds.  If you are
  2481.        only interested in the actual monthly payment, then enter the 'months'
  2482.        into the First payment field.  For example, if you are computing a loan
  2483.        over a period of 360 months, enter 360 in the First payment field.  This
  2484.        will very quickly give you the monthly payment for a loan of that
  2485.        length.
  2486.  
  2487.        9.5   Accumulation Schedule
  2488.  
  2489.        The flip side of the loan amortization schedule, is the accumulation
  2490.        schedule.  To generate a report of compounding interest for any initial
  2491.        value of money and/or time deposits for any length of time, pull down
  2492.        the REPORTS menu and select Accumulation Schedule.  The
  2493.        accumulation schedule can be used to determine how much money you
  2494.        will have for, Retirement, College Tuition, New Home, New
  2495.        Automobile, etc. . .
  2496.  
  2497. 10.0  BAR GRAPHS
  2498.  
  2499.        Thus far, you have used numbers and reports to view your financial
  2500.        status and progress.  Another method provided by PCBUDGET is the
  2501.        use of Bar Graphs.  To view Bar Graphs, pull down the GRAPHS
  2502.        menu and select the type of Bar Graph you wish to view.
  2503.  
  2504.        There are five major types of Bar Graphs available.
  2505.  
  2506.          ─────────────────────────────────────────────────────────────
  2507.          Type                         Bar 1         Bar 2        Bar 3
  2508.          ─────────────────────────────────────────────────────────────
  2509.          Net Worth                    Y-T-D           -            -  
  2510.          Income and Expenses          Month         Y-T-D          -  
  2511.          Account Totals               Month         Budget       Y-T-D
  2512.          Account Distributions       Account          -            -  
  2513.          Selected Account             Month         Budget       Y-T-D
  2514.  
  2515.  
  2516.        For all graphs except Account Distributions, the horizontal axis is time
  2517.        in months.  The time span defaults to January through December.  To
  2518.        change the time span, select the Parameters from the GRAPHS menu
  2519.        and enter the new time span.  The Parameters menu selection also
  2520.        allows you to change the Minimum and Maximum dollar values shown
  2521.        on the vertical axis.  If you enter values in these field, you must set the
  2522.        scaling parameter to M for manual scaling.  PCBUDGET will default
  2523.        to A (auto) scaling.  You can also enter the maximum number of bars
  2524.        which you want displayed.  Some graphs allow up to 3 different bars
  2525.        per time period.  If you only wish to view 1 bar for example, enter a
  2526.        1 in the Maximum bars field.
  2527.  
  2528.        For Account Distributions, the horizontal axis is all of your accounts
  2529.        for the selected distribution.  The axis is labeled with the two digit
  2530.        account codes for each account.
  2531.  
  2532.        When you are viewing Account Totals for Bank Accounts, Assets,
  2533.        Liabilities, and Credit Cards, the bar graph will be displaying the
  2534.        change in that account for the given time period.  For example, if you
  2535.        had $2000 in your savings account at the end of March, and $2150 at
  2536.        the end of April, the bar graph for April will show $150.
  2537.  
  2538.        To print graphics, press the P key while you are viewing the graph. 
  2539.        For best results, select a screen mode which has a two color contrast. 
  2540.        These modes include: VGA and MONO.  PCBUDGET will print to
  2541.        any standard graphics printer.
  2542. 11.0   OTHER OPTIONS
  2543.  
  2544.  
  2545.        11.1  Printing Reports
  2546.  
  2547.        To print reports, select the report you wish to print by pulling down
  2548.        the REPORTS menu and selecting a report.  Then, pull down the
  2549.        FILE menu and select Print.  Be sure your printer is ON-LINE and is
  2550.        connected to LPT1:
  2551.  
  2552.  
  2553.        11.2  Enable Check Printing
  2554.  
  2555.        You can use PCBUDGET to print checks as you are making
  2556.        transactions.  To enable check printing, pull down the OPTIONS menu
  2557.        and select Checks/Print.  Enter the 2 digit account code you wish to
  2558.        use for printing checks (in most cases this will be CH).  Whenever you
  2559.        use the account which has this account code, you will be asked to if
  2560.        you wish to print the check.  To disable check printing, enter a blank
  2561.        in the account code field.
  2562.  
  2563.        The format used for printing checks is shown below.  This type of
  2564.        check has two parts to it.  The top part is a copy of the check which
  2565.        you keep for your records.  The bottom part is the actual check.
  2566.       8 1/2 inches wide  7 inches high
  2567.        (copy is 3 1/2 inches high and check is 3 1/2 inches high)
  2568.  
  2569.  
  2570.    ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  2571.    │                                                                      │
  2572.    │                                                                      │
  2573.    │   Your copy of check                                                 │
  2574.    │                                                                      │
  2575.    │                                                                      │
  2576.    │                                                                      │
  2577.    │                                                                      │
  2578.    │                                                                      │
  2579.    │                                                                      │
  2580.    │                                                                      │
  2581.    │                                                                      │
  2582.    │----------------------------------------------------------------------│
  2583.    │     Name                                                    Date     │
  2584.    │        &                                                             │
  2585.    │        Address                                                       │
  2586.    │                                           $  amount                  │
  2587.    │                                                                      │
  2588.    │  PAY : amount                                                        │
  2589.    │                                                                      │
  2590.    │  TO THE                                                              │
  2591.    │  ORDER OF :                                                          │
  2592.    │                                                                      │
  2593.    │                                          ──────────────────────────  │
  2594.    └──────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  2595.  
  2596.  
  2597.        It may be best to experiment first by placing a blank sheet of paper
  2598.        into your printer to get an idea of what the output is going to look like. 
  2599.        Your local bank or printer can supply you with a variety of computer
  2600.        printed checks which meet this format. 
  2601.  
  2602.  
  2603.        11.3  Pop-up Calendar
  2604.  
  2605.        To select the Pop-up Calendar, pull down the OPTIONS menu and
  2606.        select Popup Calendar.  The calendar defaults the month and year to
  2607.        the current date.
  2608.        You can pop-up the calendar at any time by holding down the CTRL
  2609.        key and pressing the C key.  Press the ESC key to cancel the calendar.
  2610.  
  2611.  
  2612.        11.4  Pop-up Calculator
  2613.  
  2614.        To select the Pop-up Calculator, pull down the OPTIONS menu and
  2615.        select Popup Calculator.  The calculator allows addition, subtraction,
  2616.        multiplication, and division operands.  To use the calculator, simply
  2617.        type out the math expression just as you would on a piece of paper. 
  2618.        For example, to subtract 15.35 from 39.50, you should enter,
  2619.  
  2620.  
  2621. ┌──────────────────────────────────────┐  
  2622. │39.50-15.35                           │██
  2623. ├──────────────────────────────────────┤██
  2624. │         [7]  [8]  [9]  [+]           │██
  2625. │         [4]  [5]  [6]  [-]           │██
  2626. │         [1]  [2]  [3]  [*]           │██
  2627. │              [0]       [/]           │██
  2628. ├──────────────────────────────────────┤██
  2629. │<F9=COMPUTE>  <Esc=Cancel>  <F10=Help>│██
  2630. └──────────────────────────────────────┘██
  2631.   ████████████████████████████████████████
  2632.  
  2633.  
  2634.        then press the F9 key to compute.
  2635.  
  2636.        You can pop-up the calculator at any time by holding down the CTRL
  2637.        key and then pressing the "P" key.  Press the ESC key to cancel the
  2638.        calculator.
  2639.  
  2640.  
  2641.        11.5  Setting Screen Colors
  2642.  
  2643.        To change the screen colors of PCBUDGET, pull down the OPTIONS
  2644.        menu and select Screen Colors.
  2645.  
  2646.        The screen colors Data Entry Window also allows you to specify the
  2647.        graphics screen mode used when viewing bar graphs.  You can specify
  2648.        modes of CGA, EGA, or VGA.  It's best to use CGA MONO or VGA
  2649.        if you're going to print your bar graphs.  These modes give you a
  2650.        better color contrast on your printer.
  2651.  
  2652.         12.0SPECIFICATIONS
  2653.  
  2654.        Maximum number of accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  600
  2655.        Maximum number of Income Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
  2656.        Maximum number of Expense Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . 50
  2657.        Maximum number of Credit card Accounts. . . . . . . . . . . . . . . 50
  2658.        Maximum number of Liability Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . 50
  2659.        Maximum number of Bank Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
  2660.        Maximum number of Asset Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
  2661.  
  2662.        Maximum number of Transactions. . . . . . . . . . . . . . . . . . 4320
  2663.        Maximum number of Transactions per month. . . . . . . . . . . . .  360
  2664.  
  2665.        Maximum number of Mailing List items. . . . . . . . . . . . . . . . 75
  2666.  
  2667.        Maximum number of Payment Reminders . . . . . . . . . . . . . . .  100
  2668.  
  2669.        Maximum number of Loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  2670.  
  2671.        Maximum number of Group Entry Account . . . . . . . . . . . . . . .  5
  2672.  
  2673.        Maximum number of searched items. . . . . . . . . . . . . . . . .  360
  2674.  
  2675.        Maximum number of unreconciled transactions per account . . . . .  360
  2676.  
  2677.        Bar Graph Screen modes supported. . . . . . . . . . . .  CGA, EGA, VGA
  2678.  
  2679.        Maximum number of time periods for amortization or future value .  360
  2680.         13.0INDEX
  2681.  
  2682. Accounts
  2683.        Creating. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  2684.        Deleting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
  2685.        Modifying . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
  2686.        Reconciling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
  2687.        Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
  2688. Accumulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
  2689. American Express card. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
  2690. Amortization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
  2691. ASP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ii
  2692. Asset. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
  2693. Bank Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
  2694. Bar Graphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62, 65
  2695. Budgets
  2696.        Cash. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50, 53
  2697.        Cash Flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
  2698.        Cash Flows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
  2699.        Cost. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
  2700.        Profit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50, 52
  2701.        Variance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
  2702. Calculator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
  2703. Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
  2704. Check Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
  2705. Check/Print. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36, 54, 60
  2706. Cleared. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
  2707. College Tuition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
  2708. Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
  2709. COMMAND.COM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  2710. Compatible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
  2711. Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
  2712. Credit Card. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
  2713. Data Entry Window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10, 13
  2714. Data File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
  2715.        Backing up. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
  2716.        Creating. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  2717.        New Year. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
  2718.        Selecting other . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
  2719.        Transfer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
  2720. Date and Time. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  2721. DISKCOPY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
  2722. DOS (DOS Shell). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  2723. Double entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
  2724. Exiting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  2725. Expense. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
  2726. Favorable. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
  2727. Floppy Disk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7, 15
  2728. Graphics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5, 65
  2729.        Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
  2730. Group Entries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
  2731. Hard Disk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
  2732. Income . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
  2733. Interest Expense . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
  2734. Liability. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
  2735. LICENSE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .i
  2736. Loans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31, 61
  2737. LPT1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
  2738. Mailing List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
  2739. Main Checking Account Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
  2740. Memory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
  2741. Menus
  2742.        Closing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  2743.        Pulling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  2744.        Selecting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11, 12
  2745. Mouse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8, 12
  2746. Mouse Cursor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  2747. Net Worth. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
  2748. New Automobile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
  2749. New Home . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
  2750. Paid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
  2751. Payment Reminders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
  2752. PC/AT/XT/PS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
  2753. PCBUDGET.DAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6, 10
  2754. PCBUDGET.TAX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  2755. Print to
  2756.        Check . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
  2757.        Envelope. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
  2758.        Label . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
  2759. Printer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
  2760. Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
  2761. Program disk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5, 6
  2762. Programmed Group Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
  2763. PRRT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
  2764. Quiting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  2765. README.DOC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  2766. Recurring Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
  2767. REG.FRM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  2768. Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
  2769. Retirement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
  2770. Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  2771.        Information bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  2772.        Menu bar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  2773.        Screen title. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  2774.        Scroll arrows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  2775.        Scroll box. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  2776.        View window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  2777. Screen Colors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
  2778. Scrolling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  2779. Search
  2780.        Sequences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
  2781.        Tax items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
  2782. SETUP GROUP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
  2783. Shareware. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i, 7
  2784. Tax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
  2785. Tax deductible interest. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
  2786. Tax laws . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
  2787. Tax Related. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
  2788. Transactions
  2789.        Automatic Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
  2790.        List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
  2791.        Making. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
  2792.        Modifying . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
  2793. Unfavorable. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
  2794. Variance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
  2795. VGA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
  2796. Viewing month. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10, 21
  2797. WARRANTY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .iii
  2798.